Asito: met één big bang over op een heel nieuwe HR- en finance-omgeving

Over Asito

In 1952 ging voormalig landmachtofficier Joop van Riemsdijk aan de slag als zelfstandig schoonmaker. Onder zijn leiding groeide Asito uit tot een van de topspelers in de facilitaire dienstverlening in Nederland. Inmiddels is Asito een landelijk schoonmaakbedrijf met meer dan 10.000 medewerkers en verschillende locaties. Asito levert zijn specialistische diensten aan organisaties in allerlei sectoren, variërend van glasbewassing tot interieurbeplanting en tapijt- en meubelreiniging.

De uitdaging

Meer HR-efficiency, minder administratieve last voor Asito

Processen sneller, efficiënter en uniformer maken, maar ook meer regie bij de medewerkers leggen. Dat is wat Asito voor ogen had toen het aan de slag ging met een nieuwe digitale omgeving voor HR en financiën. “Op HR-gebied wilden we bijvoorbeeld af van de vele Excel-sheets en van processen die over verschillende schijven liepen. Verlofaanvragen, urenwijzigingen, correcties op verzuim, al dit soort zaken werden per mail doorgegeven en vervolgens door een medewerker in het systeem gezet. Die administratieve last wilden we verlichten. Voor alles was er ook een aparte app, bijvoorbeeld voor indiensttreding, declaraties of het inzien van gegevens door medewerkers”, zegt Asito-programmamanager Minke. Daarnaast had Asito behoefte aan meer schaalbaarheid en wendbaarheid. Minke: “Met onze bestaande omgeving liepen we tegen grenzen aan.”

Vijf systemen integreren: een complexe operatie

Asito maakte op dat moment gebruik van software voor HR en financiën van één leverancier en een groot aantal zelf ontwikkelde maatwerkapps. In plaats daarvan besloot het bedrijf te gaan voor een combinatie van vijf softwareoplossingen, die zich elk hun gebied hadden bewezen in de schoonmaakbranche. Voor HR en payroll koos Asito voor AFAS HR (inclusief verloning) en voor financiën AFAS ERP. Voor roosteren en plannen viel de keuze op ORTEC en voor mobiele services zoals glasbewassing werd het Appreo. Ubeoo werd gekozen voor werving en selectie. “Allemaal systemen die draaien bij vergelijkbare bedrijven, goed met elkaar praten en het volume van ons bedrijf aankunnen, we wilden niet pionieren”, aldus Minke. Asito wilde in één keer over op de nieuwe systemen. Een complexe operatie, niet alleen omdat de functionaliteit in elkaar greep. Minke: “We hebben zo’n 10.000 medewerkers met meer dan negentig nationaliteiten, die er niet allemaal aan gewend zijn om digitaal te werken. Al die mensen moet je zien mee te krijgen.”

De oplossing

Vliegende start met AFAS- en ORTEC-experts

In het najaar van 2023 werd er per systeem een projectgroep voor de implementatie ingericht, met business process owners en inhoudelijk specialisten van Asito zelf en externe digitale HR-deskundigen. “Zelf hadden we niet alle kennis in huis. Bovendien was het een groot project, met 1 januari 2025 als stip op de horizon voor de overgang. We wisten dat het spannend ging worden”, zegt Minke. “Daarom zijn we in de markt op zoek gegaan naar externe experts met de juiste kennis en ervaring. Voor de implementatie van AFAS HR en ORTEC hebben we die gevonden bij worldofwork™. Ze kennen de systemen en hun leveranciers goed en doordat ze implementaties bij andere facilitaire bedrijven hebben gedaan weten ze hoe de schoonmaakbranche werkt. Zo is de CAO heel specifiek en ingewikkeld. Je hebt bijvoorbeeld te maken met veel kleine dienstverbanden, wisselende uren en verschillende leidinggevenden. Kennis van dit soort dingen is priceless en geeft je een vliegende start.”

Sparringpartner op alle niveaus

Binnen de projectteams vervulden diverse specialisten van worldofwork™ projectmanagementrollen en expertrollen zoals applicatiebeheer, waarbij op verschillende niveaus werd geschakeld. Minke: “De worldofwork™-experts hadden een groot aandeel in de projectteams voor AFAS HR en ORTEC. Ook hebben ze ons geholpen programmabreed de juiste stappen in de juiste volgorde te zetten en de juiste keuzes te maken over wanneer je welk systeem het beste leidend kan laten zijn. Voor mij als programmanager en voor onze directie waren ze een belangrijke sparringpartner, maar ze werkten voor deze twee projecten ook nauw samen met de business process owners en met onze applicatiebeheerders op het gebied van technische inrichting en beheer.”

Adviezen en praktische inbreng rond HR-processen en -systemen

Minke geeft ter illustratie enkele voorbeelden van de adviezen en praktische inbreng van worldofwork™. “Een van de adviezen was bijvoorbeeld om het berekenen van ziektegeld in AFAS te doen en niet in ORTEC, omdat de tooling daarvoor in AFAS beter aansluit op onze CAO. En bij onze vestiging op Schiphol, waar we al met ORTEC, maar nog niet met AFAS werkten, hebben ze een heel nieuwe structuur opgezet om AFAS aan te haken. Plannen en roosteren is daar een ingewikkeld proces, je weet nooit precies welk vliegtuig als eerste landt en je dus als eerste kunt schoonmaken.” Op het gebied van interne communicatie dacht worldofwork™ mee. “Een interne collega was samen met een extern bureau verantwoordelijk voor alle interne communicatie rondom de overgang. Worldofwork™ heeft bijvoorbeeld ervaring ingebracht bij het ‘gebruikersproof’ maken van de instructies voor de AFAS Pocket App, die in vijf verschillen talen zijn opgesteld. Ook hebben ze met presentaties geholpen om de HR-afdeling en leidinggevenden op de werkvloer mee te nemen in het proces.”

Het resultaat

Nieuwe HR- en finance-omgeving live op 1 januari

Medio 2024 besloot Asito definitief om met het hele programma live te gaan op 1 januari 2025, een harde deadline vanwege de verloning. Om deze datum te halen, moest er voortdurend aan de knoppen worden gedraaid. Welke functionaliteit moet er minimaal staan? Welke resources zijn beschikbaar? En wat is budgettair haalbaar? In nauw samenspel met Asito hielpen de worldofwork™-consultants om tot een optimale planning voor de livegang te komen, zodat Asito op 1 januari met alle systemen kon starten. Minke: “Vijf systemen die je moet koppelen en die allemaal goed moeten functioneren, daarvoor moeten heel veel dingen tegelijk op hun plek vallen. Er zijn maar weinig organisaties die dat allemaal in één keer doen. Mede dankzij de hulp van worldofwork™, die met de twee belangrijke projecten AFAS HR en Ortec hieraan een grote bijdrage had, is dit gelukt.” 

Meer HR-regie bij leidinggevenden en hun medewerkers

Met de implementatie van de HR-systemen maakt Asito een belangrijke efficiencyslag en geeft het schoonmaakbedrijf leidinggevenden en medewerkers meer regie op HR-gebied. “Leidinggevenden kunnen informatie en wijzigingen doorgeven in een online-portaal, dat hoeft niet meer via de mail of allerlei apps. En met de AFAS Pocket App op hun telefoon kunnen medewerkers niet alleen hun salaris inzien, zoals bij de eerdere app die ze gebruikten, maar bijvoorbeeld ook makkelijk verlof aanvragen of andere HR-zaken zelf regelen”, zegt Minke. De nieuwe manier van werken ontlast de administratief medewerkers en voorkomt fouten door het handmatig overnemen van gegevens. 

Het resultaat

Nazorg samen met worldofwork™

Zeker bij een grote implementatie als die van Asito is er natuurlijk nazorg nodig, ook daar is worldofwork™ bij betrokken. Minke: “We zitten nu in het eerste kwartaal dat de vijf systemen samen draaien en zijn volop bezig met de optimalisatie. Heel veel processen lopen goed, maar er zijn ook dingen die naar boven komen en aandacht vragen. De nodige nazorg verschilt per proces en project en pakken we samen met onze eigen mensen, de mensen van worldofwork™ en de andere samenwerkingspartners op. Daarnaast blijven er voor de overdracht van het applicatiebeheer van AFAS HR nog een aantal maanden enkele experts van worldofwork™ in huis.” 

Gouden combinatie

Asito kijkt terug op een succesvolle en prettige samenwerking met worldofwork™. “We hebben met z’n allen toegewerkt naar 1 januari. Dat hebben we echt samen gedaan, je hebt elkaar nodig. De mensen van worldofwork™ voelden ook niet als externen, ze waren onderdeel van het team. Hun kennis en ervaring in de schoonmaakbranche was onmisbaar, daardoor konden zij verantwoordelijkheid nemen en wij op hun adviezen varen. Behalve dat ze de systemen kennen en weten waar ze over praten, heeft het ook geholpen dat ze een goede relatie met HR-softwareleveranciers hebben. De samenwerking was een gouden combinatie en stelde ons in staat om goede keuzes en snelheid te maken”, aldus Minke.