Makkelijker werven en intern doorstromen: KPN implementeert SmartRecruiters met worldofwork™

De uitdaging

KPN is een veelzijdig digitaal bedrijf met meer dan 10.000 medewerkers in zeer uiteenlopende functies – van winkel- en helpdeskmedewerkers tot specialisten in netwerken, data en veiligheid en de mensen op de stafafdelingen. Elke recruiter binnen KPN richt zich op specifieke rollen of interne mobiliteit.

Het ATS (Applicant Tracking System) voldeed niet meer aan de wensen van KPN. “Het systeem was lastig in gebruik, je raakte er makkelijk in verdwaald”, vertelt Ana. Dit ging onder meer ten koste van de betrokkenheid van leidinggevenden. “En het was juist de bedoeling om meer verantwoordelijkheid bij managers neer te leggen, bijvoorbeeld door ze zelf het recruitmentproces te laten starten.” Daarnaast had KPN behoefte aan meer uniformiteit in zijn recruitmentaanpak, de werkwijze verschilde per recruiter.

Interne mobiliteit was ook een belangrijk aandachtspunt: vacatures moesten makkelijker publiceerbaar en toegankelijk zijn én KPN wilde intern talent actief kunnen benaderen. Tegelijkertijd wilde het bedrijf het referralproces verbeteren en talentpools voor zowel interne als externe kandidaten opzetten. 

Daar kwam nog een uitdaging bij: de integratie van het nieuwe ATS met het bestaande Oracle HR-core systeem, dat in gebruik bleef. 

De oplossing

KPN koos voor het intuïtieve recruitmentplatform van SmartRecruiters. Als partner van Smart Recruiters begeleidde worldofwork™ het projectteam van KPN bij de implementatie van de oplossing. Ana legt uit: “Het was een omvangrijk project met specifieke eisen. SmartRecruiters wist dat het bij ons in goede handen was. We hadden net samen een groot project gedaan bij een bekende financiële dienstverlener en werken al vijf jaar succesvol samen.”

Ana en haar collega Jorien Verlaan (projectmanager) zorgden dat het nieuwe systeem volledig aansloot op de wensen van KPN. De bestaande externe vacaturesite bleef behouden en werd gekoppeld aan het nieuwe ATS. Daarnaast hielpen ze een interne carrièresite in te richten, compleet met handige referralfunctionaliteit. Hiermee bevelen medewerkers eenvoudig kandidaten aan voor uiteenlopende functies.

Voor het beheren van interne en externe talentpools werd SmartCRM toegevoegd. Ana licht toe: “Met SmartCRM kan KPN doelgerichte campagnes voeren en via communities kandidaten beter betrekken bij het bedrijf. Hoewel deze tool vooral gericht is op externe kandidaten, wilde KPN de functionaliteit ook intern benutten.”

Ana en Jorien dachten ook mee over de functionele integratie van het ATS met het Oracle HR-core systeem, zoals de datamigratie. Ana: “Medewerkers krijgen nu bijvoorbeeld automatisch toegang tot het interne portaal, terwijl nieuw aangenomen kandidaten direct in Oracle komen te staan.”

Het resultaat

KPN ging volgens planning live met het nieuwe systeem. Ana kijkt er tevreden op terug: “De go-live verliep heel soepel, ook door de grote betrokkenheid van KPN zelf.”

Met SmartRecruiters beschikt KPN nu over een moderne, gebruiksvriendelijke recruitmentoplossing. Zowel recruiters, leidinggevenden als interne en externe kandidaten kunnen er makkelijk mee uit de voeten. De recruiters werken allemaal op dezelfde manier, terwijl hiring managers nu proactiever kunnen bijdragen aan (nieuwe) vacatures en het beheer daarvan. Ook het plannen van sollicitatiegesprekken is verbeterd: “Dankzij integratie met agenda’s zijn interviews met een paar klikken ingepland. Kandidaten kunnen via self-scheduling zelf hun interviewmoment kiezen.” De interne carrièresite en talentpool helpen KPN-medewerkers sneller en eenvoudiger een nieuwe, passende functie binnen het bedrijf te vinden.

“We hebben het systeem volledig afgestemd op de behoeften van KPN – gebruiksgemak, betrokkenheid en flexibiliteit stonden centraal. En dat allemaal goed geïntegreerd met hun bestaande HR-systemen,” aldus Ana. Een mogelijke volgende stap is uitbreiding van de oplossing met een AI-assistent voor matching. “Die hebben we al klaarstaan om na goedkeuring van ondernemingsraad in productie te nemen.”