Standaardkoppeling op maat: zo werken Personio en Nmbrs samen bij een internationale hulporganisatie

De uitdaging

De bekende hulporganisatie is gespecialiseerd in mentale hulp voor kinderen die opgroeien met oorlog. De Nederlandse vestiging gebruikt Personio voor de HR-administratie en Nmbrs voor de salarisverwerking. “Personio en Nmbrs hebben allebei hun eigen kracht”, vertelt digital HR consultant Remco Schenk van worldofwork™. “Personio is flexibel in te richten als HR-core, terwijl Nmbrs juist sterk is in de Nederlandse payroll. De uitdaging is om die twee werelden soepel te laten samenwerken, zodat de gegevens altijd synchroon blijven.”

Wat je als organisatie niet wil, is in twee systemen gegevens handmatig bijhouden. “Dat kost veel tijd en er zit een hoge foutgevoeligheid in”, zegt Remco. “Terwijl je bij contract- en salarisgegevens juist heel secuur wil zijn, je moet elke kleine wijziging goed doorvoeren.”

De oplossing

worldofwork™ heeft inmiddels bij ruim veertig organisaties een koppeling tussen Personio en Nmbrs gerealiseerd. Remco: “We hebben een standaardkoppeling, maar bieden daarbinnen ruimte voor maatwerk. We kijken niet alleen naar de techniek, maar ook naar de processen. Hoe registreert een organisatie gegevens in Personio, welke keuzes maakt ze daarin en hoe sluiten die data aan op Nmbrs? Zo zorgen we dat de koppeling past bij de manier van werken van de klant.”

Voor de Nederlandse vestiging van de internationale hulporganisatie werd de koppeling ingericht voor een deel van het team, zo’n honderd medewerkers. “We hebben de koppeling afgestemd op hun eigen inrichting van Personio, van adressen en contractgegevens tot salariscomponenten”, aldus Remco. “Daardoor konden ze blijven werken zoals ze gewend waren, terwijl Nmbrs automatisch de juiste payrolllogica toepast.”

Een belangrijk hulpmiddel bij het realiseren van de koppeling was een werkboek dat worldofwork™ ontwikkelde als vast onderdeel van zijn aanpak. “In het werkboek staan alle verplichte velden die nodig zijn bij het koppelen van de twee systemen”, zegt Remco. “Aan de hand daarvan hebben we samen met de hulporganisatie gekeken welke extra gegevens we moesten meenemen en hoe die in Personio en Nmbrs waren vastgelegd.”

De volgende stap was de ‘mapping’: een nauwkeurige vertaalslag van de velden in Personio en Nmbrs. Daarbij was hier en daar wat extra logica nodig. “Bij contractgegevens moet de koppeling bijvoorbeeld altijd het meest recente contract meenemen”, legt Remco uit. Ook werden terugkerende looncomponenten – zoals vergoedingen voor telefoon, reiskosten, thuiswerken, stage, bedrijfsfitness en het fietsplan – direct gekoppeld aan de juiste looncode in Nmbrs.

Na het inrichten van de mapping en de logica testte de hulporganisatie de koppeling zelf, met behulp van scenario’s uit het werkboek van worldofwork™. Het hele traject verliep supersnel. Remco: “Alles bij elkaar was de koppeling binnen anderhalve maand live.”

Het resultaat

Met de ingebruikname van de koppeling hoeft de hulporganisatie HR- en salarisgegevens niet langer dubbel bij te houden. “Dat scheelt veel handmatig werk”, zegt Remco. “Personio en Nmbrs wisselen gegevens automatisch uit, waardoor het werk sneller gaat en fouten minder kans krijgen.” Alle gegevens die nu in Personio staan – van kostenplaatsen tot informatie over de verantwoordelijke managers voor eventuele financiële goedkeuring – worden automatisch doorgezet naar Nmbrs voor de payroll en rapportages.

Na het draaien van de salarisrun worden de loonstroken zichtbaar in Personio. Remco: “Medewerkers hoeven dus maar één systeem te gebruiken.” In de koppeling is ook een stuk transparantie ingebouwd. “Als er iets niet goed wordt doorgezet, krijgt HR direct een melding. Zo kun je meteen bijsturen en voorkom je dat gegevens tussen wal en schip vallen.”

“Het mooie is dat Personio leidend blijft als HR-core”, stelt Remco. “Organisaties kunnen blijven werken zoals ze willen, zonder zich aan te passen aan de payrolllogica van Nmbrs. Die vertaalslag doet de koppeling voor ze – efficiënt en foutloos.”