Beheer van je HR-systeem: met deze 5 tips blijft het in topvorm

1. Begin vroeg met nadenken over het beheer van je HR-systeem

Tijdens de implementatie van je HR-systeem is vaak je leverancier of implementatiepartner in de lead. Maar daarna moet je organisatie zelf kennis in huis hebben. Dit geldt zowel voor de mensen die straks het beheer van het HR-systeem op zich nemen, als voor je HR-medewerkers en andere eindgebruikers. Je wilt niet achteraf ontdekken dat er knowhow ontbreekt over hoe de ingerichte processen werken, of bijvoorbeeld hoe autorisaties zijn ingericht of andere IT-systemen zijn gekoppeld. Begin daarom al tijdens de implementatie met kennisopbouw. Laat je IT-mensen en handige ‘superusers’ actief het systeem in gaan om zelf bepaalde acties uit te proberen. Komen ze eruit? Waar lopen ze tegenaan? Zo bouw je van begin af aan kennis op over je HR-systeem. Vergeet ook niet om alle opgedane kennis en de keuzes die tijdens de implementatie zijn gemaakt vast te leggen en daarmee te borgen. Een keuze die je in deze fase maakt, kan van invloed zijn op latere systeemkeuzes. Misschien implementeer je straks een nieuwe beoordelingssystematiek met continue feedback, waardoor het in het systeem ingerichte jaarlijkse proces niet meer voldoet. Of je wilt data inzichtelijk maken die nog nergens worden gevangen. Maar het kan bijvoorbeeld ook zijn dat je organisatie snel groeit, waardoor bepaalde acties die je eerder bewust niet geautomatiseerd hebt nu ineens teveel handmatig werk betekenen.

2. Ga voor een duidelijke beheerstructuur en verantwoordelijkheden

Hoe organiseer je het beheer van je HR-systeem na de livegang? Een interessante vraag is wie de hoofdverantwoordelijkheid voor het systeem heeft. De IT-afdeling, die vanuit de behoefte om meer te automatiseren het initiatief voor het nieuwe systeem nam? Of is het de HR-afdeling, die een systeem met meer mogelijkheden wilde? Een andere vraag is wie er contact houdt met de leverancier over de optimalisatie van het systeem. Een verandering kan technisch zijn, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, daar heeft IT verstand van. Maar het systeem is er in feite om HR te ondersteunen, wat juist het menselijk perspectief belangrijk maakt. Daarom werken IT en HR het liefst samen in het contact naar de leverancier. Denk daarbij aan zaken zoals de inrichting van nieuwe functionaliteit of een nieuwe release met een heel andere look & feel. Dit soort veranderingen kan voor eindgebruikers heel ingrijpend zijn. 

Wie nu precies wat doet bij het beheer van je HR-systeem? Dat verschilt per organisatie, maar dit is een mogelijke rolverdeling:

• Superusers: eerste aanspreekpunt voor eindgebruikers, helpen bij simpele vragen zoals inloggen of profielgegevens aanpassen.
• HR-team: beheert operationele processen, lost functionele vragen op.
• IT-afdeling: verantwoordelijk voor technische koppelingen, systeemonderhoud en monitoring.
• Leverancier: doet updates en het releasemanagement.
• Externe beheerpartner: kan helpen bij het oplossen van functionele of technische vragen, updates en releasemanagement.

3. Zorg voor duidelijke communicatielijnen

Het beheer van je HR-systeem raakt dus verschillende mensen binnen en buiten je organisatie. Het is belangrijk dat die elkaar weten te vinden bij vragen en veranderingen en elkaar regelmatig spreken. Met andere woorden: je hebt duidelijke communicatie- en overlegstructuren nodig. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met vragen van eindgebruikers? Zeker in het begin wil je het ze zo makkelijk mogelijk maken. Dat doe je bijvoorbeeld met een speciale HR-mailbox waar ze terechtkunnen met hun vragen. Meer technische vragen kunnen via je IT-servicedesk lopen. Ook is het belangrijk afspraken te maken over hoe HR en IT samenwerken bij systeemwijzigingen en in het contact naar de leverancier (zie tip 2). Hoe vaak het nodig is om te overleggen, hangt af van de situatie. In de hypercarefase (twee tot drie weken na de implementatie) is het goed om dagelijks even bij elkaar in te checken. Daarna kun je denken aan tweewekelijks of maandelijks overleg. Door regelmatig contact zorg je dat er voldoende aandacht blijft voor het beheer van je HR-systeem. Je houdt grip en voorkomt dat er in de loop van de tijd veranderingen op een onjuiste manier gebeuren. Wat je zeker niet wilt, zijn zaken zoals verkeerde autorisaties of uitbreidingen die achteraf technisch niet blijken aan te sluiten.

4. Maak tijd en capaciteit vrij voor het beheer van je HR-systeem

Het beheer van je HR-systeem is niet iets wat je ‘er even bij doet’, het vereist tijd en aandacht. Zorg ervoor dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheer hier ook ruimte voor hebben in hun agenda. Een superuser kan bijvoorbeeld één of twee dagen in de week nodig hebben om collega’s te trainen en vragen te beantwoorden, vooral in de periode na de implementatie. Daarnaast zijn er piekmomenten om rekening mee te houden, zoals beoordelingsrondes of salarisaanpassingen, waarin extra ondersteuning nodig is. Zo moeten tijdens een beoordelingscyclus alle medewerkers het systeem in. Als er dan niet genoeg support beschikbaar is, kan dat tot frustraties en achterstanden leiden. Plan dus goed vooruit.

Blijkt er onvoldoende capaciteit beschikbaar binnen je eigen organisatie? Een overweging is dan om gebruik te maken van een externe beheerpartner, die je op piekmomenten of permanent ondersteunt bij het beheren en optimaliseren van je HR-systeem.

5. Borg kennis van je HR-systeem en monitor de werking en datakwaliteit

In tip 1 kwam al even het belang van kennisborging naar voren. Door belangrijke systeeminstellingen en processen te documenteren, voorkom je dat kennis alleen in de hoofden van medewerkers zit. Zorg voor trainingsmateriaal, zoals gebruikershandleidingen of e-learningmodules, voor nieuwe medewerkers én om de kennis van bestaande medewerkers op te frissen. Ook voor HR en IT is het essentieel om informatie over het HR-systeem goed vast te leggen. Als bijvoorbeeld jarenlang verschillende systemen binnen je HR-omgeving aan elkaar zijn geknoopt zonder te documenteren hoe de koppelingen in elkaar zitten, kan dat een groot risico opleveren. Houd tot slot goed in de gaten hoe je HR-systeem functioneert. Doet het wat het moet doen? Zijn er geen fouten? En hoe zit het met de datakwaliteit? Als de gegevens van medewerkers niet kloppen of niet volledig zijn, kan dat bijvoorbeeld problemen geven met de payroll. En je wilt natuurlijk ook niet dat mensen die veranderd zijn van functie of al uit dienst zijn, nog toegang hebben tot vertrouwelijke HR-informatie.

Een goed beheerd HR-systeem groeit mee

Door deze vijf tips toe te passen, zorg je ervoor dat je HR-systeem ook na de go-live goed blijft werken en meegroeit met je organisatie. Zo blijft het een waardevolle tool, zowel voor HR als voor de medewerkers van je organisatie.