Effectief onboarden met een onboarding app: 7 tips

1. Combineer een zachte landing met duidelijke informatie bij het onboarden 

De onboarding van medewerkers heeft twee kanten. Aan de ene kant wil je dat ze zich welkom voelen, aan de andere kant dat ze goed geïnformeerd zijn en goed voorbereid beginnen. Met een onboarding app als onderdeel van je onboardingaanpak kom je tot een ideale mix van een zachte landing en feitelijke informatieoverdracht. Naast het traditionele welkomstbloemetje dat ze van hun manager krijgen, zorg je bijvoorbeeld dat ze via de app weten waar ze zich de eerste dag moeten melden, waar ze hun fiets zetten of hoe ze hun laptop krijgen. Maar je kunt ze met de app ook een beeld van hun nieuwe collega’s en werkplek schetsen of een buddy aan ze toewijzen die ze verwelkomt met een aardig mailtje. Dit soort zaken versterkt juist weer de zachte kant van je onboarding. Onboarding stopt dus niet bij een app, maar een app is wel een onmisbaarhulpmiddel. Je creëert er een wow-gevoel mee bij nieuwe medewerkers en bindt ze aan je organisatie, op een eigentijdse, aansprekende manier.

2. Breng in kaart wat je al aan onboarding doet en wat je nog mist

Ga je met een onboarding app aan de slag? Denk dan eerst na over wat je al aan onboardingactiviteiten doet, wat je nog nodig hebt en wat je wel of niet via de app wilt laten verlopen. Het op deze manier in kaart brengen van je onboardingproces kan mooie bijvangsten opleveren. Je kunt bijvoorbeeld tot de ontdekking komen dat het uitgifteproces van mobiele telefoons niet duidelijk is: regelt de IT-afdeling dit of gaat het via de servicedesk? Je maakt meteen werk van procesverbetering.

3. Pas je onboardinginformatie aan naar specifieke doelgroepen

Met een onboarding app kun je op allerlei manieren de onboarding van nieuwe mensen ondersteunen. Veel organisaties kiezen ervoor om dit aan de hand van een tijdlijn te doen, bijvoorbeeld ‘voor de start, ‘je eerste dag’ en ‘je eerste maand’. Zo neem je nieuwe medewerkers stap voor stap mee in hun reis als nieuwe collega in jouw organisatie. Ze weten wat ze van jullie kunnen verwachten en wat er van hen wordt verlangd. Houd er bij de inrichting van je onboarding tool wel rekening mee dat de informatiebehoefte van medewerkers kan verschillen, bijvoorbeeld naar afdeling of zelfs naar rol. Zo gelden er voor iemand die op een bouwplaats of in een fabriek komt te werken andere veiligheidsinstructies dan voor iemand die op kantoor aan de slag gaat. En maakt een bepaalde afdeling bijvoorbeeld gebruik van een rooster, dan is het handig om vast de instructies voor het downloaden van de roosterapp te krijgen. Waar je de onboarding app ook voor inzet, één ding is altijd hetzelfde: het gebruiksgemak. Je nieuwe medewerkers kunnen meteen met de app uit de voeten, alles werkt intuïtief.  

4. Bied houvast bij het onboarden

Hoe meer houvast je een nieuwe medewerker biedt, hoe beter. Daarom is het goed om vaste incheckmomenten in je onboardingproces in te bouwen: dat er regelmatig contact is met de verantwoordelijke manager om te bespreken hoe het gaat en of er vragen zijn. Met een checklist voor de manager in de onboarding app zorg je dat deze contactmomenten niet door de drukte in het gedrang komen. Ook HR kan meekijken en als dat nodig is inspringen. Zo’n checklist zorgt bovendien dat andere activiteiten op tijd gebeuren. Denk aan het regelen van een toegangspas of het rondsturen van een mailtje dat er morgen een nieuwe medewerker op een bepaalde afdeling start. Voor nieuwe medewerkers kun je eveneens een checklist maken. Bijvoorbeeld welke documenten ze wanneer moeten aanleveren. Of wanneer ze als aankomend ambtenaren hun eed moeten afleggen.

5. Breng je organisatie in beeld in je onboarding app 

Met een onboarding app kun je kennis over allerlei aspecten van je organisatie delen. Dat gaat van je visie en missie tot praktische informatie over evenementen, de werkplek, het bedrijfsrestaurant of hoe allerlei zaken geregeld zijn. Met korte teksten, foto’s en video’s bied je nieuwe mensen een tot de verbeelding sprekend beeld van hun nieuwe werkomgeving. Zo zijn videotestimonials van bestaande medewerkers ideaal om nieuwe mensen een indruk van hun toekomstige collega’s én van de dresscode in je organisatie te geven. En wat dacht je van een Google Street-achtige video, waarin je de route naar de koffiemachine of het bedrijfsrestaurant laat zien? Of van foto’s die op speelse wijze keuzes rond secundaire arbeidsvoorwaarden illustreren? Ga je bijvoorbeeld als overheidsmedewerker je Individueel Keuzebudget (IKB) gebruiken om te sparen voor een elektrische fiets of voor sportspullen om aan je conditie te werken? Of heb je liever extra vrije dagen om leuke dingen te doen naast je werk en mentaal fit te blijven?

6. Beperk je niet tot zenden, maak je onboarding interactief

Door informatie aan de hand van een tijdslijn te structureren in je onboarding app en pagina’s over afgebakende onderwerpen te maken, voorkom je dat mensen worden overladen met een heleboel details in één keer. En natuurlijk maken foto’s en video’s de content van je onboarding app luchtig en toegankelijk. Nog beter is het om ook interactiviteit in je onboarding app in te bouwen. Activeer je nieuwe medewerkers bijvoorbeeld met een quiz. Laat ze kennismaken met je managementteam door namen en foto’s te matchen, met LinkedIn als hulpmiddel. Zo zorg je ervoor dat kennis beklijft.

7. Geef bestaande medewerkers toegang tot je onboarding app

Niet alleen voor nieuwe medewerkers is het handig om te weten hoe alles in je organisatie werkt. Door bestaande medewerkers een tijdje toegang tot je onboarding app te geven, begrijpen ze hoe het onboardingproces verloopt. Dat maakt het makkelijker voor ze om een nieuwe collega te begeleiden. Door bestaande medewerkers te ‘reboarden’ wordt bovendien hun eigen kennis opgefrist. Daarmee sla je twee vliegen in één klap.