EXP bouwen? Begin bij de ervaring, niet de tools

Van losse systemen naar één ervaring met een EXP

Een EXP draait niet om nóg een nieuw systeem toevoegen. Het gaat om het slim verbinden van de HR-oplossingen die je al hebt. Denk aan je core HR, LMS, performance management, payroll en zelfs je recruitmentsystemen.

Neem een nieuwe medewerker die binnenkort start. Via het recruitmentsysteem ontvangt hij een bevestiging en wordt hij automatisch toegevoegd aan het HR-master systeem. Vanaf dat moment begint het pre-boardingproces: de nieuwe collega ontvangt automatisch welkomstmails, praktische informatie en zelfs een uitnodiging om alvast zijn persoonlijke gegevens in te vullen. Zo voelt hij zich al betrokken nog voordat hij officieel begint.

Worstelen met verschillende systemen en logins is niet meer nodig. Vanaf de eerste werkdag verloopt alles via één centrale HR-portal: van salarisstroken bekijken en trainingsaanbevelingen volgen in het LMS tot vakantie aanvragen en ziekmelden. Voor de medewerker voelt het alsof hij werkt met één omgeving, terwijl er op de achtergrond meerdere systemen naadloos samenwerken. Die omgeving is bovendien net zo makkelijk in gebruik als de apps waarmee hij privé van alles doet en regelt.

Waarom samenhang zo belangrijk is

In een ideale wereld loggen je medewerkers één keer in op je HR-omgeving en kunnen ze overal bij. Geen gedoe met verschillende wachtwoorden of onduidelijke processen. Maar in de praktijk loopt het vaak anders. Ze moeten bijvoorbeeld hun adreswijziging doorgeven in het HR-systeem en apart inloggen in het payrollsysteem voor hun salarisstrook. Of ze weten niet waar ze hun laatste beoordelingsgesprek kunnen terugvinden omdat dat in weer een ander systeem zit.

Als HR-manager weet je hoeveel tijd en frustratie dit kan opleveren – zowel bij je medewerkers als binnen het HR-team. Door systemen goed te integreren, voorkom je dit soort versnippering. Het zorgt ervoor dat gegevens maar één keer hoeven te worden ingevoerd en automatisch op de juiste plekken terechtkomen. Dat scheelt handmatig werk, verkleint de kans op fouten en verbetert je datakwaliteit.

Een mooi voorbeeld is de koppeling tussen HR- en payrollsystemen. Als deze goed samenwerken, hoeft een medewerker zijn persoonlijke gegevens maar op één plek te wijzigen. Salarisstroken kunnen na de payroll automatisch worden doorgestuurd naar het HR-systeem, waardoor alles overzichtelijk en up-to-date blijft. Voor de medewerker voelt het als vanzelfsprekend.

De risico’s van een EXP

Het klinkt ideaal: een geïntegreerde digitale HR-omgeving. Maar er zijn ook valkuilen. Zo is het niet vanzelfsprekend dat systemen standaard met elkaar kunnen praten. Soms is maatwerk nodig, en dat kan tijdrovend en kostbaar zijn. Ook kan er sprake zijn van vendor lock-in: als je te afhankelijk wordt van één leverancier, wordt het lastig om later over te stappen.

Een ander risico zit in de complexiteit. Als je zonder duidelijke visie begint te koppelen, kan er een wirwar aan integraties ontstaan die moeilijk te beheren zijn. Het is daarom slim om vooraf goed te plannen. Welke systemen moeten communiceren? Waar overlappen processen? En welke data is cruciaal om uit te wisselen?

Met een goede aanpak ondervang je dit soort risico’s, het zijn dus absoluut geen showstoppers. Externe experts kunnen je daar perfect bij helpen. Vergelijk het met het renoveren van een huis: je kunt alles in één keer aanpakken of het stap voor stap doen. Beide is mogelijk, zolang je maar een duidelijk plan hebt en rekening houdt met de impact op de medewerkerservaring.

Begin bij de medewerkerservaring

De sleutel tot een succesvolle EXP ligt niet in de techniek, maar in hoe medewerkers hun digitale HR-omgeving beleven. Hoe logisch vinden zij de processen? Kunnen ze makkelijk vinden wat ze nodig hebben? Of hebben ze vaak de neiging om HR te mailen met vragen omdat ze er zelf niet uitkomen?

Een goed startpunt is het analyseren van de vragen die binnenkomen bij het HR-team. Welke verzoeken komen het vaakst terug? Vakantiedagen, ziekmeldingen, salarisinformatie, performancegesprekken? Door deze knelpunten eerst aan te pakken, kun je met kleine verbeteringen al veel bereiken.

Vraag ook actief feedback van medewerkers, bijvoorbeeld via korte surveys tijdens de onboarding of bij grote systeemwijzigingen. Nieuwe collega’s hebben vaak een frisse blik en zien snel waar processen niet logisch lopen. Hun feedback helpt je om de employee journey verder te stroomlijnen.

Denk daarnaast kritisch na over je HR-processen en beleid. Zijn ze eenvoudig genoeg om digitaal te ondersteunen? Complexe regelingen en veel uitzonderingen maken de ervaring voor medewerkers vaak onnodig ingewikkeld. Hoe eenvoudiger en transparanter je processen, hoe prettiger de digitale ervaring!

Heb je hulp nodig bij de opzet van een EXP? Wij denken graag met je mee.