Een HR-systeem aanbesteden: wat komt er op je af?

Waarom je HR-systeem aanbesteden zoveel voorbereiding vraagt

Een aanbesteding is bedoeld om de inkoop van systemen en diensten door overheidsorganisaties zorgvuldig en controleerbaar te laten verlopen. Je hebt met vaste termijnen en beoordelingsafspraken te maken en moet al je keuzes schriftelijk onderbouwen. Daarbij zijn er tegenwoordig meer partijen die dezelfde HR-software aanbieden. Dit maakt het moeilijker om onderscheid te maken tussen inschrijvingen.

De aanbesteding voor een nieuw HR-systeem vraagt niet alleen juridische nauwkeurigheid, maar vooral ook een goed begrip van wat je er als organisatie mee wilt bereiken. Pas als die ambitie duidelijk is, kun je bepalen welke eisen en wensen daarbij horen.

Stap 1 – Begin met je HR-ambitie

Voordat je begint met plannen, moet één ding helder zijn: wat wil je met een nieuw HR-systeem? Wil je bijvoorbeeld processen stroomlijnen, medewerkers meer selfservice bieden, of beter kunnen sturen op data? Die ambitie bepaalt de richting van de hele aanbesteding. Een organisatie die inzet op strategisch HR-beleid stelt andere eisen dan een organisatie die vooral de administratie wil vereenvoudigen. Neem dus de tijd om het gesprek te voeren met de mensen die weten waar ze over praten. HR kent de dagelijkse praktijk, ICT weet wat technisch mag en moet, en inkoop bewaakt de procedure en aanbestedingsregels. Samen leg je de basis voor een aanbesteding die niet alleen voldoet aan de wet, maar ook aan je strategische doelen.

Stap 2 – Kies de juiste aanbestedingsvorm

Weet je al welke procedure je moet volgen? Dat hangt af van de totale waarde van wat je inkoopt. Samengevat: de aanschaf, inrichting en het onderhoud van het systeem over de meerdere jaren. Bij lagere bedragen kun je één of enkele partijen direct benaderen (onderhands aanbesteden). Ligt het bedrag hoger dan de voorgeschreven regels, dan moet de procedure openbaar zijn – nationaal of zelfs Europees. In de praktijk kom je voor een HR-systeem bijna altijd uit op een nationale aanbesteding. De kosten voor licenties, inrichting en onderhoud over de hele looptijd lopen al snel op. Bovendien wil je meerdere aanbieders kunnen vergelijken, zodat je uiteindelijke keuze goed onderbouwd is.

Stap 3 – Onderzoek de markt voordat je begint

Nog niet precies duidelijk wat je zoekt? Dan is een marktverkenning de juiste voorbereidingsstap. Je vraagt leveranciers om mee te denken over wat mogelijk is en wat ongeveer de kosten zijn. Zo ontdek je welke oplossingen er zijn en waar de verschillen zitten. Een marktverkenning helpt je realistische eisen te stellen. Je voorkomt dat je iets vraagt wat functioneel of technisch niet kan, of dat je te beperkt denkt. Het geeft je ook gevoel voor de markt: welke systemen worden veel gebruikt, en welke ontwikkelingen spelen er?

Stap 4 – Werk je inkoopstrategie en leidraad zorgvuldig uit

Met een duidelijk beeld van wat je wilt, kun je aan de slag met de inkoopstrategie en de aanbestedingsleidraad. Dat zijn de documenten waarin je beschrijft wat je zoekt, hoe je aanbieders beoordeelt en volgens welke planning het proces verloopt. Naast de aanbestedingsleidraad maak je onderscheid tussen eisen en wensen. Eisen zijn harde voorwaarden: wie er niet aan voldoet, valt af. Wensen leveren punten op en helpen je om de beste partij te onderscheiden. Hoe scherper je omschrijft wat belangrijk is, hoe makkelijker het beoordelen straks wordt. Naast de leidraad bestaat de aanbesteding uit meerdere bijlagen, zoals procesbeschrijvingen, beveiligings- en privacy-eisen en prijsmodellen. Het is belangrijk dat alles inhoudelijk klopt en op elkaar aansluit.

Stap 5 – Publiceer op tijd en bewaak je planning

Zodra de documenten klaar zijn, volgt de publicatie op TenderNed of Mercell. Vanaf dat moment tikt de klok en kunnen geïnteresseerde aanbieders van HR-systemen op je aanbesteding reageren met het stellen van verduidelijkingsvragen. De termijnen liggen vast en zijn niet onderhandelbaar. Zo moet tussen de publicatie en de eerste vragenronde minimaal twee weken zitten. Daarna volgen vaste periodes voor beantwoording en eventueel een tweede vragenronde. Korter mag niet, aanbieders moeten voldoende tijd hebben om te reageren en kunnen anders bezwaar maken. Langer maakt het traject onnodig traag. Een strakke planning is dus cruciaal. Zorg daarom dat de juiste mensen beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden en aanpassingen te verwerken. Eén gemiste deadline kan de hele planning weken opschuiven.

Stap 6 – Beoordeel niet alleen de software, ook de samenwerking

Na de sluitingsdatum begint de beoordeling. Eerst kijkt inkoop of de formele eisen zijn gevolgd, daarna beoordeel je de inhoud: demo’s, gebruikerstesten, plannen van aanpak. Belangrijk: de aanbesteding draait niet alleen om techniek. Steeds meer organisaties kijken ook naar de samenwerking met de leverancier. Naast de klassieke SLA’s, waarin beschikbaarheid en responstijden staan, zie je steeds vaker XLA’s: Experience Level Agreements. Daarin gaat het om de ervaring van de gebruikers en de kwaliteit van de samenwerking. Hoe snel worden vragen beantwoord? Hoe verloopt kennisoverdracht? Hoe ervaren HR-medewerkers de ondersteuning? Zulke afspraken helpen je om een leverancier te kiezen die niet alleen de software levert, maar ook echt past bij je organisatie.

Stap 7 – Gunning en de stap naar uitvoering

Na de beoordeling volgt de voorlopige gunning: de leverancier met de hoogste totaalscore wordt geselecteerd. Vervolgens start de zogeheten Alcatel-periode van twintig dagen, waarin andere aanbieders bezwaar kunnen maken. Zijn er geen bezwaren? Dan wordt de gunning definitief en kan de implementatie beginnen. Daarmee is de aanbesteding afgerond, maar het project is nog lang niet klaar. Dan begint het echte werk: het vertalen van afspraken naar de praktijk, met heldere rollen, verwachtingen en een realistische planning.

Geen verplichting maar kans

Een aanbesteding voelt soms als een verplicht nummer, maar het is vooral een kans om je HR-ambitie waar te maken. Wie het proces goed voorbereidt, houdt grip en maakt bewuste keuzes over strategie, samenwerking en kwaliteit. Een externe expert kan je daarbij helpen: van het scherpstellen van je ambities tot het opstellen en publiceren van de juiste documenten en de beoordeling. Zo maak je van een formeel traject een praktische stap naar een HR-systeem waar je organisatie mee vooruit kan.

Heb je hulp nodig bij de aanbesteding van jullie HR-systeem? Extra (tijdelijke) expertise nodig? Wij denken graag met je mee. Zo maak je altijd een succes van je HR-verandering, binnen jouw middelen en budget.