Een HR-systeem implementeren? Stel jezelf deze drie vragen over de rolverdeling

1. Wie houdt het overzicht en zorgt dat het project blijft draaien?

Een succesvolle implementatie van je HR-systeem valt of staat met goed projectmanagement. En dat is meer dan een planning maken. Een projectmanager bewaakt deadlines, organiseert overleggen en zorgt dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. In grotere projecten komt daar vaak een programmamanager bij, die de samenhang tussen verschillende deelprojecten bewaakt. Bij drukte of in grotere teams is projectmanagementondersteuning (PMO) onmisbaar — iemand die bijvoorbeeld de verslaglegging doet, een testplanning maakt of bijspringt bij presentaties.

Een rol die je steeds vaker ziet is de implementatie lead, die allerlei werkzaamheden combineert. Dat gaat van projectmanagement tot bijvoorbeeld inrichting, testen, datamigratie en afstemming met de leverancier. Een ware ‘kameleon’ die je extern inhuurt om je eigen mensen waar nodig te ontlasten.

2. Wie weet hoe het systeem moet werken én hoe het moet worden ingericht?

Je kunt een prachtig systeem kopen, maar zonder een goede functionele en technische inrichting haal je er niet uit wat erin zit. Je HR-mensen spelen een sleutelrol bij de functionele inrichting. Zij weten hoe de processen nu lopen en waar verbetering mogelijk is. Daarmee is hun input onmisbaar bij het maken van de beste keuzes. Bij de technische inrichting zijn de volgende expertrollen belangrijk:

• De solution architect kijkt naar het geheel: hoe past je HR-systeem in het IT-landschap van je organisatie, wat moet er met wat worden gekoppeld?
• De functioneel consultant vertaalt je HR-processen naar concrete systeeminstellingen.
• De technisch consultant zorgt voor koppelingen, maatwerk en de technische inrichting van je HR-systeem.
• De data-expert verzorgt de migratie van je oude naar je nieuwe HR-data: het schonen, transformeren en uploaden.
• De testcoördinator bewaakt de testplanning en documentatie van je HR-systeem, en zorgt dat foutjes vóór de livegang aan het licht komen.

Wat je ook zeker niet mag vergeten, is het aspect van compliance en security: wie bewaakt of je inrichting voldoet aan wet- en regelgeving, zoals de AVG?

3. Wie vertegenwoordigt de eindgebruikers en zorgt voor adoptie?

Je HR-systeem is pas een succes als het ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat klinkt als een inkoppertje, maar het belang van de adoptie van een nieuw systeem wordt vaak onderschat. Met de juiste mensen sla je de brug tussen je project en de praktijk:

• Key users zijn interne collega’s die als eerste met je HR-systeem gaan werken. Ze testen mee, geven feedback en ondersteunen hun collega’s na de livegang.
• De changemanager ontwikkelt het veranderplan: hoe neem je medewerkers mee in de nieuwe werkwijze?
• De communicatieadviseur ondersteunt met interne communicatie, zoals nieuwsbrieven, video’s of livesessies.

Een effectieve invulling van deze rollen maakt het verschil tussen een systeem dat technisch doet wat het moet doen en een oplossing die medewerkers echt omarmen.

Tot slot: je kunt veel zelf, maar niet alles tegelijk

In de implementatie van je nieuwe HR-systeem gaat veel tijd en denkwerk zitten. Het is niet iets wat je er als HR-manager even bij doet, samen met je collega’s van IT. Naast passende software heb je mensen nodig die verstand van zaken hebben én voldoende tijd. Maak daarom vooraf een realistische inschatting:

• Wie heb ik intern beschikbaar?
• Welke expertise missen we (tijdelijk)?
• Waar loont het om hulp in te schakelen?

Ook als je een beperkt budget hebt, is het de moeite waard om met een externe partij te kijken hoe je hun inzet slim kunt organiseren. Misschien heb je geen fulltime consultant nodig, maar kun je met een paar dagen ondersteuning per fase net wél de betere keuzes maken.

Denk bovendien niet alleen aan de livegang, maar ook aan wat er daarna komt. Wie beheert je HR-systeem? Wie houdt releases in de gaten? En wie helpt collega’s bij vragen of aanpassingen? Door het onderhoud en beheer goed te organiseren, blijf je ook op langere termijn plezier houden van je nieuwe HR-oplossing.

Heb je hulp nodig bij de samenstelling of bezetting van je projectteam? Wij denken graag met je mee. Ook over welke rollen je minimaal nodig hebt en welke rollen je goed kunt combineren. Zo maak je altijd een succes van je HR-implementatie, binnen jouw middelen en budget.