Power BI met AFAS HRM: een routekaart voor HR-beslissers
Data uit je AFAS HRM-software ontsluit je tegenwoordig met Power BI. Maar hoe zorg je dat je dashboard bruikbare stuurinformatie biedt aan HR en management? Het standaard HR-dashboard van AFAS sluit misschien niet helemaal aan op je organisatie. Bovendien komt er bij de implementatie meer kijken dan je denkt. Deze vijf kernkeuzes en een praktisch tienstappenplan helpen je op weg.
1. Ga uit van de HR-vraag, niet van de beschikbare data
Wat wil je als organisatie eigenlijk weten? Die vraag komt vóór de techniek. Misschien wil je beter zicht hebben op verzuim, verloop, bezetting, instroom, personeelskosten of strategische personeelsplanning. Maak vervolgens concreet welke beslissingen je met die informatie wilt ondersteunen. Alleen zien dát het verzuim stijgt, helpt je nog niet veel verder. Je wilt weten waar die stijging ontstaat, om welke groepen het gaat en of er een patroon zichtbaar is. Begin je bij de beleidsvraag, dan voorkom je een Power BI-dashboard met AFAS-data vol cijfers zonder duidelijke richting.
2. Past het standaard Power BI HR-dashboard van AFAS bij je organisatie?
Met het standaard HR-dashboard van AFAS kun je snel uit de startblokken. Maar past het ook bij hoe jouw organisatie werkt en stuurt? Misschien gebruik je eigen velden, wijken processen af of haal je gegevens uit aanvullende databronnen. Ook begrippen als instroom, uitstroom, formatie en verzuim kunnen binnen jouw organisatie net anders zijn gedefinieerd dan in het standaardmodel. Toets vooraf wat direct bruikbaar is en waar aanpassingen nodig zijn. Dat voorkomt onjuiste berekeningen, verwarrende visualisaties en eindeloze discussies over wat een cijfer precies betekent.
3. Kijk welke stuurinformatie elke doelgroep nodig heeft
Wie gaat er met het dashboard werken? Een HR-directeur kijkt anders naar data dan een lijnmanager of HR-businesspartner. De een wil trends en risico’s op organisatieniveau zien, de ander wil weten wat er in het eigen team speelt. Bepaal dus per doelgroep welke HR-stuurinformatie relevant is, welk detailniveau nodig is en welke actie op een signaal kan volgen. Anders bouw je al snel één groot Power BI-dashboard waarin iedereen zelf op zoek moet naar wat voor hem of haar belangrijk is.
4. Leg vooraf vast wie waarover gaat
Van wie is het dashboard eigenlijk? Van HR, IT, BI of de AFAS-beheerder? In de praktijk heb je ze allemaal nodig. HR bepaalt welke inzichten en HR-KPI’s relevant zijn, de AFAS-beheerder regelt de toegang tot de juiste HR-data en IT of BI richt de technische omgeving in. Leg vooraf vast wie de definities bewaakt, wie de datakwaliteit controleert, wie de koppeling en autorisaties beheert en wie beslist over nieuwe wensen. Doe je dat niet, dan werkt het dashboard misschien technisch prima, terwijl niemand zich eigenaar voelt.
5. Zorg dat je Power BI HR-dashboard ook wordt gebruikt
Een dashboard dat na de livegang nauwelijks wordt geopend, levert weinig op. Betrek gebruikers daarom vroeg, test niet alleen de techniek en controleer of zij de cijfers herkennen en begrijpen. Begin liever met een beperkt HR-dashboard met AFAS-data rond één of twee belangrijke HR-vraagstukken dan met een omvangrijke oplossing die lang op zich laat wachten. Spreek ook af in welke overleggen het dashboard terugkomt en hoe feedback wordt verwerkt. Dan krijgt Power BI een vaste plek in de manier waarop HR en management sturen.
Power BI met AFAS implementeren in tien stappen
De vijf kernkeuzes bepalen de richting. Daarna begint het uitvoerende werk. Je moet toegang regelen, controleren of je AFAS-inrichting aansluit, de techniek op orde brengen, doelen en KPI’s vastleggen, testen, gebruikers meenemen en het beheer goed beleggen. Met dit tienstappenplan houd je overzicht en voorkom je dat belangrijke onderdelen pas laat boven tafel komen.
Het tienstappenplan voor Power BI met AFAS
Fase 1 – Voorbereiden
1. Regel de technische toegang tot AFAS.
2. Check of je AFAS-inrichting aansluit op het template.
3. Regel de juiste Power BI-licenties, rechten en technische randvoorwaarden.
Fase 2 – Bepalen
4. Definieer wat je met het dashboard wilt bereiken.
5. Bepaal welke inzichten en HR-KPI’s je nodig hebt.
6. Kies je scope, prioriteiten en verantwoordelijken.
Fase 3 – Implementeren en borgen
7. Richt de Power BI-omgeving en koppeling met AFAS in.
8. Valideer en test de HR-data.
9. Zorg dat gebruikers met het dashboard leren werken.
10. Borg het beheer en de doorontwikkeling.
Meer uit je AFAS HR-data halen met Power BI?
Bij worldofwork™ denken we graag met je mee over de inrichting van je HR-dashboard en de stuurinformatie die je nodig hebt, binnen jouw middelen en budget. We kunnen het volledige tienstappenplan begeleiden of aansluiten bij een deel daarvan, bijvoorbeeld bij het bepalen van HR-KPI’s, het toetsen van je AFAS-inrichting, de vertaling naar Power BI of de adoptie binnen HR en management.
We nemen zo snel mogelijk contact met je op
