HR Rethink: Van intentie naar impact

Bouw je HR-huis vanaf de basis; de fundering

De eerste stap draait om de analyse van je huidige HR processen en het opstellen van een gedetailleerde roadmap voor HR-services en organisatie die je wilt realiseren. In deze fase analyseer je:

· Waar je nu staat (punt A)

· Waar je naartoe wilt (punt B)

· Hoe je daar komt (de route tussen punt A en B)

Dit goed aanpakken is cruciaal en helpt je bij het opzetten van een succesvol HR-project. Je wilt voorkomen dat je ondoordacht kiest voor flitsende oplossingen met grote beloftes die uiteindelijk je problemen helemaal niet oplossen, maar wel je huidige manier van werken volledig verstoren.

Wij noemen deze fase HR Rethink, of ook wel Blueprinting. Om deze fase succesvol te doorlopen en je project richting succes te sturen, is het belangrijk om de volgende punten aan te pakken:

1. HR-visie en ontwerpprincipes

2. Schets van je toekomstige HR-platform

3. Beschrijf jullie totale ‘Employee Journey’

4. Vaststellen van aanpak, team en tijdslijnen

5. Opstellen van een businesscase en risico-inventarisatie

1. HR-visie en ontwerpprincipes

Net zoals een architect begint met een visie voor een huis, moet jij starten met een duidelijke visie voor de HR-functie binnen jouw organisatie. Dit betekent dat je de strategische doelen, kernwaarden en ontwerpprincipes van HR moet vastleggen.

Waarom is dit belangrijk? Dit is het kompas voor jouw veranderproject. Bij elke beslissing die je in latere fases moet nemen, kijk je naar je strategische doelen en bepaal je welke keuze je dichter bij dat doel brengt.

Hier zijn vier vragen die je helpen bij dit proces:

· Op welke manier wil je dat je toekomstige HR-organisatie haar diensten levert aan medewerkers en managers binnen het bedrijf? (HR Service Delivery Model)

· Hoe past een ideale (combinatie van) HR-systemen binnen dit Service Delivery Model?

· Welke rollen en verantwoordelijkheden hebben HR-professionals, managers en medewerkers? Wat moeten managers en medewerkers zelf doen en wat mag van HR-medewerkers worden verwacht?

· Wat zijn je doelen voor ‘global’ (over landsgrenzen heen) vs. ‘local’ (binnen een land) management van HR-processen? Waarin moeten deze processen afwijken van elkaar?

De output van dit proces moet geen vage missie en visie zijn, maar een kort, strategisch document dat helder uitlegt hoe HR zal functioneren en welke principes daarbij leidend zijn. Dit helpt je niet alleen binnen het project, maar maakt het ook makkelijker om stakeholders mee te nemen in de veranderingen.

2. Ontwerp toekomstig HR platform

Nu een visie en model voor HR beschikbaar zijn, ga je kijken naar een passende (combinatie van) soorten oplossing(en). Net zoals bij het bouwen van een huis kies je de juiste structuur, materialen en aansluitingen. Bij HR betekent dit de juiste tools en systemen en de optimale manier om deze op elkaar aan te sluiten.

Drie belangrijke punten om te overwegen:

1. Globale vs lokale behoeften in HR processen - Je wilt dat je toekomstige HR aanbod wereldwijd schaalbaar is, maar ook lokaal relevant en passend. De kunst is dat je HR-oplossing in alle landen waar de organisatie gevestigd is zoveel mogelijk op dezelfde standaard werkt, maar tegelijk ook rekening houdt met lokale wet- en regelgeving, talen en (culturele) gebruikersbehoeften.

2. Integraties – In deze stap wordt de technische infrastructuur uitgetekend en helder gemaakt waar systemen aan elkaar worden verbonden om de processen zo vloeiend

mogelijk te maken. Het is wellicht niet verstandig om alles overhoop te halen en te proberen te vervangen wat niet kapot is. Waarschijnlijk werken sommige bestaande systemen (zoals payroll) prima en kun je onderdelen slim integreren in plaats van vervangen.

3. Set-up van oplossingen – Stel op basis van de antwoorden op de vragen hierboven een werkbare (zo kort mogelijke) lijst van mogelijke softwareoplossingen (en leveranciers op). Deze lijst bevat alleen oplossingen die precies die functionaliteit bieden die aan jullie doelstellingen beantwoord. Door het doordacht doorlopen van de eerdere stappen kijk je moeiteloos door alle marketing en verkooppraat heen en hoef je in de volgende fase (selectie) alleen in gesprek te gaan met leveranciers die relevant zijn voor jouw specifieke doelen en bedrijfscultuur.

De output van deze fase is een complete en volstrekt duidelijke blauwdruk van je toekomstige HR-platform. Dit is een stuk dat structuur geeft, je helpt om je doelen en de noodzaak ervan intern uit te leggen aan mensen buiten HR en iets waar je gaandeweg je project meermaals naar terug zult grijpen.

3. Employee journey

Een goed systeem, of combinatie daarvan, werkt niet zonder rekening te houden met de mensen die het gaan gebruiken. Door een employee journey in kaart te brengen, zorg je ervoor dat processen soepel verlopen, een vloeiende gebruikerservaring altijd centraal staat en medewerkers effectief gebruik kunnen maken van jullie HR-diensten.

Belangrijk hierbij is; ontwerp geen ideale processen zonder input van medewerkers. Test uitvoerig hoe het in de praktijk werkt en wat medewerkers en managers van HR verwachten, anders loop je het risico op frustratie en weerstand.

De output van deze fase is een gedetailleerde employee journey map die visueel maakt hoe HR processen van instroom, ontwikkeling, doorstroom (mobiliteit), en uitstroom door de organisatie lopen. Hiermee houdt HR continu controle op aansluiting van processen en systemen op dat wat hun klanten van HR vragen.

4. Projectaanpak, team & tijdslijnen

Voordat je definitief kiest voor een nieuwe HR oplossing, is het zaak om eerst het nodige voorbereidend werk voor het implementatieproject te doen. Dit is de stap waarin bepaald wordt hoe en wanneer jullie teams zaken gaan aanpakken. Je stelt het projectteam samen, brengt stakeholders in kaart en plant de eerste activiteiten rondom projectinitiatie.

Dit legt het fundament voor het hele project en zorgt voor een helder beeld van wat er bereikt moet worden, waarom dat belangrijk is, hoe dat gaat gebeuren, en door wie.

Dit zijn de kernonderdelen in deze stap:

· Project scope – Wat valt er wel en niet binnen het project? Wat zijn de doelen en waar houdt het project op. Deze afbakening is belangrijk om misverstanden te voorkomen en houdt het project beheersbaar.

· Key deliverables – Welke tastbare resultaten zijn afgerond en werkend aan het eind van het project?

· Tijdslijnen – Hoe lang duurt het project? Wanneer is het klaar?

· Stakeholders – Wie zijn betrokken in het projectteam en daarbuiten en wat is hun rol?

Door in deze fase al een gedetailleerd projectplan met een tijdlijn, milestones, risicobeoordeling en een team met duidelijke taken op te stellen, heb je de controle en zorg je ervoor dat je precies weet hoe je de verandering wilt besturen voordat je met mogelijke leveranciers in gesprek gaat.

5. Business case en risk analysis

Tot slot moet je de zakelijke kant niet vergeten. Je moet kunnen onderbouwen waarom deze verandering nodig is en hoe het de organisatie helpt. Een goede businesscase voor HR brengt alle resultaten van de voorgaande stappen samen en helpt je om jullie project te ‘verkopen‘ aan de besluitvormers.

In deze fase dient ook het financiële aspect te worden toegevoegd. Je project vraagt om een investering in de vorm van jaarlijkse operationele kosten (licenties) en kosten voor de daadwerkelijke verandering (eenmalige projectkosten). Beslissers verwachten doorgaans een businesscase die een gestructureerde en goed onderbouwde rationale biedt voor dit alles.

Wat moet hierin staan?

· Verwachte voordelen en ROI

· Mogelijke risico’s en hoe je ze minimaliseert

· Inschatting van kosten (tijd, geld, mensen)

De output van deze fase is een business case document dat laat zien waarom deze ‘verbouwing van HR’ belangrijk en nodig is.

Conclusie

Het aangaan van een succesvol HRTech-project is als het metselen van een muur: leg elke steen zorgvuldig en je bouwt iets stevigs en toekomstbestendigs. Met deze blog heb je de eerste stap gezet: hoe je de juiste fundering legt voor jouw HR-transformatie voordat je zomaar oplossingen gaat selecteren en implementeren.

In de volgende blog gaan we dieper in op hoe je, met deze voorbereiding op zak, slim en effectief de juiste tools en technologieën kiest en koopt. Stay tuned!