HR-tech integratie: stel je eigen HR-omgeving samen

HR-tech integratie: ideaal voor scale-ups

HR-technologie wordt steeds toegankelijker, ook voor kleinere en middelgrote bedrijven. Je hoeft niet meer te wachten tot je groot genoeg bent om de investering in een volledige HR-suite te rechtvaardigen. Tegenwoordig zijn er allerlei kleinere, gespecialiseerde HR-oplossingen op de markt die je makkelijk kunt combineren en integreren. Ideaal dus als je bijvoorbeeld een scale-up bent. Het samenstellen van je eigen digitale HR-omgeving door HR-tech integraties heeft zo z’n voordelen.

1. Je betaalt alleen voor de HR-software die je nodig hebt

Bij een HR-suite koop je vaak allerlei functionaliteit die je niet (meteen) gebruikt, met losse HR-oplossingen investeer je alleen in wat je organisatie op dat moment aan HR-functionaliteit nodig heeft. 

2. Je bouwt je HR-omgeving naar behoefte uit

Een eerste stap is bijvoorbeeld de aanschaf van een ATS zoals SmartRecruiters. Daarna koppel je het aan een HR-coresysteem zoals Personio, met de integratie van een payrollsysteem zoals Nmbrs als een van de volgende uitbreidingsstappen. Het is maar net wat je wilt.

3. Je kiest de beste HR-oplossingen

Bij elk onderdeel van je HR-omgeving kun je voor de beste oplossing in z’n soort gaan: best-of-breed zoals dat in IT-jargon heet. Je hoeft geen compromissen te sluiten qua functionaliteit en kiest de oplossing die het beste past bij de wensen van jouw organisatie.

4. Je maakt het gebruikers makkelijk

Behalve dat de kleinere, gespecialiseerde HR-tools van vandaag goed aansluiten op de behoeften van je verschillende HR-medewerkers, zijn ze intuïtief en aangenaam om mee te werken. Zo vergroot je de adoptie. HR-tools met een moderne interface zijn bovendien herkenbaar en aantrekkelijk voor jongere medewerkers. 

5. Je HR-systeem sluit aan op de lokale situatie  

Er zijn steeds meer lokaal georiënteerde HR-tools. Denk bijvoorbeeld aan de ingewikkelde verlofregelingen in Nederland of de regionale schoolvakanties. Hoe fijn is het als daar geen maatwerk voor nodig is?

HR-tools en bedrijfsapplicaties koppelen

Bij het samenstellen van je eigen digitale HR-omgeving heb je veel flexibiliteit. Je hebt de keuze uit allerlei aanbieders van HR-software voor werving en selectie, core HR, salarisadministratie, leren en ontwikkelen en ga zo maar door. En daar stoppen de integratiemogelijkheden niet. Je kunt ook handige koppelingen maken naar bedrijfsapplicaties, zoals Google of Microsoft. Een paar voorbeelden:

• Bij het aannemen van een nieuwe medewerker maakt je HR-core systeem automatisch een e-mailaccount aan. De medewerker wordt toegevoegd aan relevante bedrijfsgroepen en krijgt toegang tot de juiste documenten en tools.
• Een medewerker vraagt vakantiedagen aan. Na akkoord van de manager staat de verlofperiode direct in de agenda, zodat alle collega’s op de hoogte zijn. 
• Tijdens de vakantie van een medewerker wordt er bij ontvangst van een e-mail automatisch een out-of-office bericht gegenereerd.

HR-informatie opvragen met slimme chatbots

Een ander voorbeeld is de integratie met een tool zoals Slack. Dit is software voor communicatie en samenwerking van een nieuwe generatie die door steeds meer bedrijven wordt gebruikt. Door deze tool als schil op je HR-systemen te zetten, kunnen medewerkers met behulp van AI eenvoudig HR-informatie opvragen en HR-zaken regelen. Via slimme chatbots weten ze bijvoorbeeld snel hoeveel vakantiedagen ze nog over hebben of vragen ze eenvoudig ouderschapsverlof aan. Je maakt HR-informatie toegankelijk, terwijl je HR-team minder tijd kwijt is aan administratief werk.

Plug & play-integratie 

Hoe zit het met de technische integratie van je HR-systemen? Vroeger kon het koppelen van software een hele klus zijn. Dat is nu niet meer zo: integraties gaan via zogenaamde webhooks en API’s en zijn vaak plug-and-play en heel betrouwbaar. Met wat hulp van je softwareleveranciers komen je eigen technische mensen een heel eind. Heb je zelf niet de juiste kennis in huis? Of blijken je HR-processen en -data toch te complex? Dan kun je natuurlijk altijd externe experts inschakelen om je op weg te helpen.  

En de minpunten van HR-tech integratie?

Zoals aan alles, zijn er ook nadelen aan het integreren van diverse kleinere HR-systemen. Zo kun je de functionaliteit van de verschillende componenten niet echt op maat aanpassen, die is meestal wat die is. Blijkt de koppeling naar een HR-applicatie die jij op het oog hebt niet beschikbaar, dan moet je wachten tot deze is ontwikkeld. En heb je de ambitie om ooit uit groeien tot een grote multinational, dan kun je niet onbeperkt blijven opschalen. Maar voor je HR-datahuishouding te groot en complex is, heb je nog wel even.

Wees niet bang om flexibel te zijn

Is HR-tech integratie iets voor jouw organisatie? Wees in ieder geval niet bang om flexibel te zijn met je HR-systemen. De technologie is er, zowel om je HR-processen slim te automatiseren en gebruiksgemak te bieden als om systemen naadloos te laten samenwerken. Kijk wat er aan specifieke HR-software op de markt is, probeer met demo’s uit wat het beste werkt voor je HR- en andere medewerkers en richt je HR-omgeving in zoals jij dat wilt. Als mkb-organisatie of scale-up is het een aantrekkelijk pad om te verkennen.