Van plannen naar partnership - Hoe selecteer je de best passende HR oplossing?

Zonder fundering geen toekomst

Voordat je op zoek gaat naar nieuwe HR-technologie, is het slim om eerst je huis op orde te brengen. En dan bedoelen we niet een simpel wensenlijstje, maar een stevig fundament. Een plan waarin je weet waar je met HR naartoe wilt, je processen kritisch hebt bekeken, en duidelijk is wie straks beslist, wie betaalt, en wie het gaat doen.

We vergelijken het graag met het bouwen van een huis. Je begint niet met de keukeninrichting voordat je fundering ligt. Die fundering leggen wij samen met klanten in de fase die we ‘HR Rethink’ noemen. Sla je die over, dan zakt je project vroeg of laat in elkaar.

Van fundering naar keuzes

Stel: je hebt die basis goed gelegd en jouw HR-huis uitgetekend. Dan komt het leuke én lastige stuk: keuzes maken. Welke ramen kies je? Wat voor deuren? Tegels of parket? Vloerverwarming of niet? In HR-termen komt dat neer op:

1. Je eisen en wensen concreet maken in heldere use cases
2. Je technische HR-architectuur in kaart brengen
3. Offertes aanvragen en leveranciers beoordelen
4. Demo’s organiseren, gesprekken voeren en samen de juiste oplossing kiezen

Dit is geen fase die je ‘erbij’ doet. Dit is waar het project echt vorm krijgt. Hieronder nemen we de vier belangrijkste stappen met je door.

 1. Maak je HR-use cases scherp

Wat moeten medewerkers en managers straks écht kunnen doen met het systeem? Denk aan dagelijkse situaties zoals aanvragen, goedkeuren, leren en sturen.

Hoe beter je deze interacties begrijpt, hoe beter je tools kunt kiezen die passen bij jouw praktijk. Je wilt software die werkt, zonder gedoe of downtime.

Wat moet dit opleveren?

• Een blauwdruk van de software (must-haves vs. nice-to-haves)
• Een lijst met functionaliteiten, gerangschikt op prioriteit
• Gedetailleerde workflows die realistische scenario’s doorlopen

2. Breng je technische HR-architectuur in kaart

Als je weet wat je nodig hebt, moet je kijken hoe dat technisch past. Welke data gebruik je al? Wat is er aan systemen? Wat moet gekoppeld worden?

Het nieuwe systeem moet naadloos passen in je bestaande IT-landschap. Geen dubbel werk, geen datasilo’s, en uiteraard: goed beveiligd. Hier betrek je je IT-collega’s bij. Zij helpen je bepalen wat technisch het meest logisch is.

Wat moet dit opleveren?

• Een visuele integratiekaart: hoe koppelt nieuw aan bestaand
• Technische eisen voor een soepele implementatie
• Een vast aanspreekpunt of team vanuit IT

3. Vraag voorstellen aan en start het gesprek

Nu wordt het concreet. Je maakt een shortlist van mogelijke leveranciers en start het RfP-proces (Request for Proposal). Daarmee beoordeel je leveranciers niet op gevoel, maar op inhoud.

Belangrijker nog: je legt de basis voor een partnerschap, niet een simpele klant-leverancier-relatie.

Wat moet dit opleveren?

• Een gestructureerde manier om leveranciers objectief te beoordelen
• Eerste gesprekken en demo’s die je ideeën én inzichten opleveren

4. Organiseer demo’s en kies samen de juiste oplossing

De laatste stap draait om de afstemming tussen alle partijen. Heldere communicatie is hier cruciaal. Iedereen moet weten wat zijn of haar rol is.

Van leveranciers verwacht je dat ze in demo’s laten zien wat écht werkt. Van IT verwacht je technische aansluiting. Als één partij uit de bocht vliegt, kost het je de hele voorbereiding.

Wat moet dit opleveren?

• Aangepaste voorstellen van leveranciers met duidelijke planningen
• Heldere communicatie met je leverancier(s)
• Een betrokken team van HR, IT en leveranciers die samen willen leveren

Tot slot

Deze fase draait om knopen doorhakken. Van visie naar actie, van idee naar implementatiepartner. Dit is waar je bepaalt wie je gaat helpen om jouw HR-visie tot leven te brengen.

Ben je op dit punt? Dan is de volgende stap: bouwen. In een volgend artikel lees je hoe je de implementatie slim en soepel aanpakt.