Een fusie! Wat doe je met je HR- en salarissysteem?

De beslissing over de fusie van je bedrijf is gevallen: straks gaan jullie samen verder. Gelukkig heb je nog even tot het zover is, tijd die je goed kunt gebruiken om te bepalen hoe je verder wilt met je HR- en salarissysteem. Daar komt namelijk meer bij kijken dan je misschien in eerste instantie denkt. Je hebt de keuze uit drie scenario’s. Het eerste is dat je vanaf nul begint met een heel nieuw HR- en salarissysteem. Het tweede dat je een van de bestaande systemen houdt en alle data uit het andere overhaalt. Het derde dat je beide HR- en salarissystemen samenvoegt, omdat je toch al dezelfde software gebruikt. Wat is in jouw geval het beste scenario?

Kijk naar de impact op je IT-omgeving

Voordat je een keuze maakt, is het zaak om te weten wat de impact is van een verandering van je HR- en salarissysteem. Het systeem is immers onderdeel van een groter geheel: je informatieomgeving. Welke IT-systemen zijn er? Welke koppelingen zijn er met het HR- en salarissysteem? En hoe lopen deze informatiestromen? Dit is meestal in beeld gebracht op de architectuurplaat van je organisatie. Door die erbij te pakken, weet je welke andere systemen je HR- en salarissysteem raakt. Denk bijvoorbeeld aan je roostersystemen en je urenregistratie, maar ook aan de software die je medewerkers toegang geeft tot je IT-omgevingen, zoals Azure ID.

Hoe wil je HR-afdeling werken?

Een volgende voorbereidende stap is te bepalen hoe je nieuwe HR-afdeling gaat werken. Hoe wil je dat de processen lopen? Wat ga je eventueel aan Employee Self Service (ESS) of Manager Self Service (MES) doen? Dit zijn je procesuitgangspunten. Daarnaast bepaal je wat de werkwijze voor de salarisverwerking wordt. Kies je ervoor om alles zelf uit te voeren of om de salarisadministratie uit te besteden? Dit is niet alleen van invloed op het systeem dat je nodig hebt om je HR- en salarisprocessen te ondersteunen, maar ook op de kennis die je in huis moet hebben. Al dit soort beslissingen neem je vanuit een projectteam waarin verschillende disciplines zijn vertegenwoordigd, van HR, salarisadministratie en IT tot het afdelingsmanagement.

Tijd voor de scenariokeuze

Nu je je uitgangspunten helder hebt, kun je de verschillende scenario’s met het projectteam onderzoeken. Een belangrijke vraag daarbij is in hoeverre de bestaande HR- en salarissystemen aan de nieuwe ambities, maar ook aan de eisen van deze tijd voldoen. Sluiten ze aan bij de nieuwe manier van werken die je voor ogen hebt? En is de technologie nog up-to-date of moet er bijvoorbeeld nog veel handmatig werk gebeuren? Scoren beide systemen onvoldoende, dan is het eerste scenario aantrekkelijk: je gaat op zoek naar een nieuw HR-en salarissysteem. Voordeel van een nieuw systeem is dat je met een schone lei begint, nadeel kunnen de hoge kosten zijn. Uiteraard moet je voor elk scenario dat je onderzoekt een businesscase maken.

Toets met use cases

Stel nu dat een van de bestaande HR- en salarissystemen wel in aanmerking komt. De functionaliteit is naar wens en de impact op de rest van de systemen te overzien. Het wordt scenario twee: je gaat met een van de twee systemen verder. Maar wat als beide systemen voldoen aan de wensen en de kosten vergelijkbaar zijn, wat doe je dan? In dat geval is het verstandig om use cases te gebruiken. Geef enkele voorbeelden van je gewenste manier van werken en vraag aan beide leverancier(s) om te laten zien hoe hun software die ondersteunt. Laat de demo’s door een multidisciplinair team beoordelen. Daar kunnen ook mensen in zitten die geen deel uitmaken van je projectteam, maar bijvoorbeeld specifieke functionaliteit in de praktijk gebruiken. Zo kom je tot een keuze waar iedereen achter staat. Valt het resultaat tegen? Mogelijk wordt de keuze dan toch een volledig nieuw HR- en salarissysteem.

Uitdaging op integratiegebied

Met twee dezelfde HR- en salarissystemen ligt samenvoegen voor de hand: scenario drie dus. Maar ook hier is voorwerk nodig. Kies je bijvoorbeeld voor een van de bestaande databases of leg je de basis met een heel nieuwe database? Een van de grootste uitdagingen in dit scenario ligt op het vlak van integratie. Het HR- en salarissysteem kan bijvoorbeeld de koppeling met maar één database voor roostersystemen of één identificatiesysteem aan, terwijl je er meerdere hebt. Hoe los je dat op? Juist daarvoor is de architectuurplaat zo belangrijk, die geeft je inzicht in mogelijke integratievraagstukken.

Neem de tijd voor de keuze van je HR-systeem

Welk scenario het ook wordt, houd er rekening mee dat het een serieus traject is dat de nodige tijd vraagt. Met het voorwerk en het maken van de juiste keuze voor je HR-systeem ben je al twee tot drie maanden zoet. En ook daarna is er nog heel wat werk te verzetten met het inrichten, schaduwdraaien en live gaan. Als je bijvoorbeeld het voorwerk in de eerste helft van het jaar doet, heb je de tweede helft voor de rest van het project en kan je op 1 januari over, zoals voor je salarisadministratie heel belangrijk is. Zo maak je de overstap zonder stress.

Denk aan het menselijke aspect

Een nieuwe organisatie, een nieuw HR- en salarissysteem, een nieuwe manier van werken: een fusie is een ingrijpende verandering voor iedereen en geeft emotie en gedoe. Neem de medewerkers van je HR- salarisadministratie dus mee in alle veranderingen. Zorg daarbij dat je voldoende expertise in huis hebt om de klus te klaren. Want het dagelijks werk gaat gewoon door, naast alle fusieactiviteiten. En vaak wordt daarbij steeds op dezelfde experts in je organisatie een beroep gedaan.

Heb je hulp nodig bij een ingrijpende verandering? Extra (tijdelijke) expertise nodig? Wij denken graag met je mee. Zo maak je altijd een succes van je HR-verandering, binnen jouw middelen en budget.