HLTsamen: digitalisatie van training en leerprocessen door LMS

De gemeentelijke organisatie HLTsamen werkt richting een lerende organisatie. Daarvoor werden onder andere een Learning Management System (LMS) en een nieuw opleidingsbeleid opgezet. Na de aanbesteding en selectie van het LMS ondersteunde worldofworkTM HLTsamen ook bij de implementatie. Het resultaat? Het volledige trainingsaanbod en alle leerprocessen binnen HLTsamen zijn nu beschikbaar via één centrale portal.
Page cover image

Over HLTsamen

HLTsamen is in 2017 ontstaan uit een fusie tussen de ambtelijke organisaties van drie kleine gemeenten in de Bollenstreek: Hillegom, Lisse en Teylingen. Met zo’n 470 collega’s zetten zij zich in voor drie gemeentebesturen, drie gemeenteraden, tienduizenden inwoners, ondernemers, verenigingen, maatschappelijke organisaties en collega’s. De gemeenten hebben aparte besturen, maar de kantoorfuncties – met name HR en ICT - werken heel nauw samen.

De uitdaging: alle processen rondom leren en ontwikkeling digitaliseren

De gemeentelijke organisatie HLTsamen heeft de ambitie om richting een lerende organisatie te werken. Eén van de doelstellingen daarbij was het digitaliseren van alle processen rondom leren en ontwikkelen door het implementeren van een Learning Management System.

De oplossing: implementatie LMS en formuleren nieuw opleidingsbeleid

In samenwerking met worldofwork™ implementeerde HLTsamen Studytube als LMS. Om maximaal te profiteren van alle mogelijkheden in dit LMS, formuleerde HLTsamen parallel aan de implementatie een nieuw opleidingsbeleid. Met als doel om alle processen rondom opleiding en training voortaan zoveel mogelijk via het LMS te laten verlopen. Van het aanvragen van een opleiding tot managementrapportages om te sturen op kennisontwikkeling en opleidingskosten.

“Ik ben het meest trots op het ontwikkeltraject dat we samen met de interne organisatie hebben doorlopen. HLTsamen maakt een enorme ontwikkeling door. Bij de implementatie van een nieuw systeem is het belangrijk om overzicht te houden over de hoeveelheid werk, de verwachtingen goed te managen en mensen echt mee te nemen in de ontwikkeling. Door de planning in de gaten houden en mensen scherp te houden op de afspraken en deadlines, is alles binnen de deadline en het budget gelukt en hebben we samen echt iets moois neergezet.”
[object Object]
Annemiek Schriever, projectmanager worldofwork™

De werkwijze

Workshops en koppeling HR-systeem

Direct na de selectie van Studytube als Learning Management Systeem (LMS) begonnen de voorbereidingen voor de implementatie. Binnen één dag stond het systeem open voor HLTsamen. In de weken daarna vonden diverse workshops plaats om het systeem in te richten. Intussen werd de integratie met het HR-systeem gerealiseerd in samenwerking met medewerkers van HR en Finance. Het systeem werd gevuld met het volledige trainingsaanbod inclusief connecties met de trainingsleveranciers van HLTsamen.

Communicatie tijdens het project en na lancering

Zowel tijdens het implementatietraject als na de lancering van Studytube werd er op alle mogelijke manieren gecommuniceerd om de introductie van het LMS zo soepel mogelijk te laten verlopen. Onder meer via intranet en roadshows voor alle managers binnen HLTsamen werden de voordelen van het nieuwe LMS uitgedragen naar medewerkers. Na de lancering konden alle medewerkers terecht bij speciaal daarvoor ingerichte vragenuurtjes. Ook de onboarding binnen HLTsamen vindt nu grotendeels plaats in het LMS. 

“Ook al werken we met een bewezen methodiek, flexibel blijven vinden we belangrijk. Soms is het voor het beste resultaat nodig om even af te wijken van de route en ergens extra op in te springen. Dat levert uiteindelijk een tevreden klant op. En daar gaat het om.”
Minouche Holl, Senior Consultant worldofwork™

Het resultaat

Het volledige trainingsaanbod en alle leerprocessen binnen HLTsamen zijn nu centraal beschikbaar in Studytube. Door de dynamische koppeling met HR komen nieuwe medewerkers direct in het LMS en worden vertrekkende medewerkers automatisch gedeactiveerd. Wijzigingen in het trainingsaanbod of nieuwe trainingen komen gelijk beschikbaar in het LMS voor de teams waarvoor deze van toepassing zijn. 

Waar een opleidingsovereenkomst nodig is, kan dat nu ook geautomatiseerd via het systeem. Net als communicatie over trainingen, wachtlijsten, trainingsmaterialen, mailtjes en certificaten. Daarmee is het LMS nu zowel voor medewerkers, managers als HR de centrale ingang voor alles wat met leren en ontwikkeling te maken heeft.

Voor medewerkers

  • Eén centraal punt voor alle trainingen
  • Meer inzicht in welke trainingen mogelijk zijn
  • Trainingsaanbod beter toegankelijk
  • Persoonlijk overzicht trainingsvoortgang, gevolgde trainingen en certificaten

Voor managers

  • Beter sturen op welke kennis nodig is in elk team
  • Beter sturen op opleidingsbudget team

Voor HR

  • Complete opleidingsadministratie gecentraliseerd
  • Volledig overzicht trainingsaanbod en per team
  • Mogelijk om gebruik te maken van elkaars trainingen en budgetten
  • Beter sturen op opleidingskosten
  • Beter overzicht van de kennis binnen de organisatie

Over worldofwork™

Werk beter laten werken. Dat is de missie van worldofwork™: het bedenken, ontwerpen en bouwen van een wereld van werk die medewerkers, managers en teams het beste biedt. We doen dit door vloeiende employee journeys en de best mogelijke platforms voor onze klanten te ontwerpen en te leveren. worldofwork™ begeleidt organisaties in het realiseren van grote doelstellingen. Van kleine verbeterprojecten tot bedrijfsbrede implementaties. Van programmamanagement en dataconversie tot configuratie en functioneel beheer.

“Een goed gevuld systeem presenteren aan de organisatie was voor mij echt een must. De fijne samenwerking met Minouche gaf mij het vertrouwen dat dat ook ging lukken. Alsof we al jaren samenwerkten!”
Leontien Elvader, Coördinator Leren & Ontwikkelen HLTsamen