6 redenen waarom Workforce Management (WFM) een sleutelrol in je digitale HR-aanpak verdient

1. Grip op je personeelsinzet én -kosten

Een modern Workforce Management (WFM)-systeem vormt het hart van je organisatie en geeft je inzicht en controle over je personeelsplanning. Óók als je organisatie veel vestigingen heeft en honderden of zelfs duizenden medewerkers onregelmatige diensten draaien, bijvoorbeeld in sectoren zoals de horeca, hospitality, retail, logistiek, productie of zorg. Geen versnipperde Excel-sheets of verrassingen meer: dankzij nauwkeurige forecastmodellen en totaaloverzicht beschik je over betrouwbare planningen, beheers je de personeelskosten en minimaliseer je de kans op onder- of overbezetting.

2. WFM: logische plek in je employee journey

Je medewerkers bekijken hun rooster vaak dagelijks. Dat maakt het een logische keuze om vanuit je WFM-systeem één app te bieden als toegangspoort tot de belangrijkste onderdelen van hun  employee journey. Van onboarding en microlearning tot het zelfstandig regelen van praktische HR-zaken en de teamcommunicatie: je medewerkers hebben één loket voor alles wat met werk te maken heeft. Of het nu gaat om een verlofaanvraag, het ruilen van diensten of het opvragen van takenlijsten en werkinstructies, om maar eens wat voorbeelden te noemen. Zo overspoel je je medewerkers niet langer met allerlei mobiele apps.

3. Meer regie, tevreden medewerkers

Een goede werk/privébalans, voor je medewerkers is het essentieel. Ze willen meebeslissen, flexibiliteit en meer regie over hun werkplanning. Met een WFM-app kunnen ze niet alleen hun roosters bekijken, maar ook zelf hun beschikbaarheid doorgeven, open diensten oppakken en diensten ruilen. Jij geeft ze verantwoordelijkheid en vertrouwen. Zij voelen zich gezien en gehoord en zijn loyaler. Niet goed werkende roosters? Die zijn killing voor je employee engagement en medewerkerstevredenheid. In de krappe arbeidsmarkt van vandaag is dat het laatste wat je wilt.

4. Automatisch de juiste bezetting

Niet te veel, maar ook niet te weinig mensen op de werkvloer. Hoe vind je de juiste balans? Overbezetting is slecht voor je marge en voor je medewerkers: rondhangen werkt niet echt motiverend en maakt ook op klanten geen prettige indruk. Onderbezetting zorgt voor stress en een slechtere bediening, dat kan je net zo goed mensen en omzet kosten. Een modern WFM-systeem helpt je om tot een optimale planning te komen, voor meer controle over je medewerkerstevredenheid, serviceniveau en financiële resultaten. AI helpt je daarbij slimme beslissingen te nemen. Hoe ziet bijvoorbeeld de weersverwachting er uit en wat betekent dit voor mijn bezoekersaantallen? Hoeveel medewerkers hadden we eerder nodig op een bepaald moment in een bepaalde vestiging? Of hoe verdelen we diensten op een eerlijke manier?

5. Geen zorgen over regelgeving

Je organisatie heeft te maken met allerlei lokale wetgeving. Denk aan arbeidstijden, pauzes, leeftijdsregels of de Nederlandse Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Al die regels maken je personeelsplanning nog ingewikkelder. Je WFM-systeem houdt er automatisch rekening mee: je bouwt relevante regelgeving gewoon in, zodat je altijd compliant bent. Dat scheelt je planners en roostermakers veel kopzorgen.

6. Tijd en geld besparen met WFM

Met WFM verbeter je de efficiency van je organisatie op verschillende manieren. Zo voorkom je hoge personeelskosten door overplanning en verlaag je de wervingskosten door minder verloop. Daarnaast worden je HR-processen efficiënter. Als medewerkers bijvoorbeeld zelf diensten kunnen ruilen, kost dat je roostermakers minder tijd. En als een medewerker onverwacht uitvalt, is het veel sneller en makkelijker om een bericht te pushen dan om 15 medewerkers te bellen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan tijdsbesparing door het automatisch toepassen van toeslagen.  

Hoe haal je het maximale uit je WFM?

Voorwaarde voor het maximaal benutten van je WFM-systeem is wel dat het goed is ingebed in je digitale HR-omgeving, van je HR-core tot bijvoorbeeld je payroll, e-learning en onboarding. Dat begint bij het scherp hebben van je HR-processen en je employee journey. Welke stappen zijn er? Wat doe ik in welk systeem? En welke integraties zijn er nodig? Luister daarbij goed naar de wensen van inhoudsdeskundigen zoals roosteraars, planners en leidinggevenden. En vraag vooral ook je softwareleveranciers om user stories uit te werken. Is de puzzel toch te complex om te leggen? Schroom dan niet om de hulp van experts in te schakelen, die met je meedenken over de ideale inrichting van jouw HR-omgeving.