Een nieuw payrollsysteem: wat zijn de voordelen en valkuilen?

Waarom overstappen met je payroll?

Waarom zou je organisatie over willen op een nieuw payrollsysteem? Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Je organisatie is bijvoorbeeld sterk gegroeid door fusies of overnames en je salarisadministratie is in de loop van de tijd versnipperd geraakt. Of je bent niet tevreden over je huidige salarissysteem. Er is te veel handmatig werk en er zitten te veel fouten in. Je wilt natuurlijk wel kunnen vertrouwen op je salarisadministratie. De gegevens en berekeningen moeten kloppen. Ook je medewerkers willen graag een salarisstrook zonder verrassingen. De volgende vier voordelen maken je overstap naar een nieuw payrollsysteem zeker de moeite waard!

1. Meer autonomie bij managers en medewerkers

Met een nieuw, modern payrollsysteem automatiseer je allerlei processen, bijvoorbeeld het maken van bruto-netto berekeningen of het bepalen van ouderschapsverlof. Dat hoeft niet meer apart in Excel-sheets. Daarnaast kunnen managers zelf via een portaal personeelsmutaties doorgeven. In plaats van ze op de mail te zetten voor handmatige verwerking in de salarisadministratie, staan ze meteen goed in het systeem. Via hetzelfde portaal kunnen ook medewerkers van alles regelen, zoals hun adresgegevens bijwerken, vakantiedagen aanvragen of salarisstroken bekijken. En willen ze weten wat een dag minder werken voor hun salaris betekent? Dan laten ze dit gewoon via het portaal uitrekenen. 

2. Snelle en correcte salarisverwerking

Door met een nieuw salarissysteem processen te automatiseren en het managers en medewerkers makkelijk te maken dingen zelf te doen, bespaart je organisatie tijd. Medewerkers die de payroll doen hebben meer ruimte voor andere werkzaamheden op de financiële administratie of kunnen bijvoorbeeld meewerken aan projecten. Bovendien verhoog je de betrouwbaarheid van je salarisadministratie: je voorkomt dat er fouten worden gemaakt bij het overnemen van data of het uitvoeren van berekeningen. 

3. Realtime stuurinformatie

Met alle salarisgegevens correct en realtime verwerkt in je payrollsysteem, maak je eenvoudig analyses en rapportages. Hoe zit het bijvoorbeeld met je personeelskosten? En je verzuim? Je beschikt op elk moment over de benodigde stuurinformatie.

4. AVG-compliant en klaar voor de toekomst

Ook niet onbelangrijk is dat je met moderne payrollsoftware aan de AVG voldoet. Je deelt privacygevoelige data niet meer per e-mail, maar binnen een veilig systeem. Tot slot ben je beter voorbereid op de toekomst. Krijgt je organisatie er in één keer veel medewerkers bij, dan kun je dit met een gerust hart aan met je nieuwe salarissysteem. Dit geldt ook voor veranderingen door bijvoorbeeld CAO- of wetswijzigingen. 

Voorwaarden voor een succesvolle migratie van je payrollsysteem

Tot zover een aantal grote voordelen van een nieuw payrollsysteem. Waar zitten nu de valkuilen? Of liever gezegd: hoe maak je een succes van je overstap? Realiseer je om te beginnen dat er meer bij komt kijken dan je misschien in eerste instantie denkt. Een goede voorbereiding is key, net zoals voldoende tijd inplannen voor de migratie. Het laatste wat je wilt, is haastwerk om toch maar zoals wettelijk verplicht per 1 januari live te gaan. Zo kom je niet tot het beste resultaat. Hoe dan wel? We zetten enkele belangrijke punten voor je op een rij. 

1. Stel heldere doelen voor je nieuwe payrollsysteem

Vorm een projectgroep met medewerkers die vanuit verschillende kanten bij je salarissysteem betrokken zijn, van IT- en HR-mensen tot afdelingsmanagers, en bepaal samen waar je naartoe wilt. Waarom maak je de overstap naar een nieuw salarissysteem? Wil je efficiënter werken om in te krimpen of om tijd van medewerkers vrij te maken? En gaat het je om minder fouten of om meer grip op je processen? Maak deze doelen concreet. Dit helpt je ook om te bepalen wat je organisatie zelf doet en wat je uitbesteedt. Payrollbedrijven kunnen je alles uit handen nemen, maar waar wil je zelf de regie over houden?

2. Breng de omgeving van je payrollsysteem in kaart

Je salarisadministratie staat niet op zichzelf. Intern heb je bijvoorbeeld te maken met je urenregistratie en misschien wel met een ERP-systeem met gegevens over de personeelsplanning. Extern is er bijvoorbeeld je arbodienst met een eigen verzuimsysteem, en ook met de Belastingdienst en je pensioenfonds wissel je gegevens uit. Los van diverse systemen waar je rekening mee moet houden, is er nog allerlei regelgeving. Onderzoek goed waar je nieuwe payrollsysteem allemaal aan raakt en neem dit mee in je plannen. 

3. Wees kritisch bij de keuze van je leverancier

Leveranciers van payrollsystemen beloven vaak veel. Ga met de use cases die je projectgroep op basis van alle wensen en eisen heeft opgesteld de markt verkennen en werk vanuit een longlist naar een shortlist toe. Vraag door tijdens de demo's en laat leveranciers bewijzen hoe hun systeem werkt, ook met complexe vraagstukken. Kan het systeem bijvoorbeeld uit de voeten met twee CAO’s? Of met maandloners én uurloners? Je wilt niet tijdens de implementatie ontdekken dat daar toch een workaround voor nodig is. Trek voor de systeemselectie alleen al vier tot zes maanden uit. De tijd die je nodig hebt, hangt natuurlijk ook af van de grootte van je projectgroep en de beschikbaarheid van de projectgroepleden. Let er vooral op dat de juiste taken bij de juiste mensen zijn belegd en dat hiermee rekening wordt gehouden bij hun dagelijkse workload.

4. Besteed aandacht aan je datakwaliteit

De keuze voor een salarissysteem is gemaakt. Hoe ga je daar je organisatiestructuur in vangen? Passen alle medewerkers bijvoorbeeld standaard in je functiehuis of moet je uitzonderingen maken? En welke data heb je allemaal nodig, uit welke systemen? Dat gaat van persoonsgegevens tot contractvormen, toeslagen, CAO-afspraken en ga zo maar door. Het verzamelen en controleren van alle data is een belangrijke stap, want een succesvolle uitrol van je payrollsysteem valt of staat met de kwaliteit van je data. En wat gebeurt er met het overzetten van gegevens? Blijven personeelsnummers bijvoorbeeld op dezelfde manier zichtbaar in het nieuwe salarissysteem? Of hoe zit het met journaalposten?  

5. Neem de tijd voor de implementatie van je nieuwe salarissysteem

Het verzamelen en controleren van data en het implementeren van je payrollsysteem is een intensief en tijdrovend proces. Een realistische planning is cruciaal. Trek er minstens zes maanden voor uit, inclusief een schaduwperiode waarin je het oude en nieuwe systeem parallel laat draaien. Dit geeft je de ruimte om fouten te ontdekken en aanpassingen door te voeren voordat je live gaat. Zo berekent het ene systeem de salarissen altijd net iets anders dan het andere. Blijven de verschillen beperkt tot centen? Check individuele salarisstroken en kijk naar specifieke scenario’s, zoals afwijkende loonschema’s of CAO-afspraken. En werken de koppelingen naar andere systemen goed? 

6. Communiceer helder met je medewerkers

Soms merken medewerkers weinig van een nieuw payrollsysteem, alleen misschien dat hun salarisstrook er anders uitziet. Is het salarissysteem onderdeel van een heel nieuw HR-systeem, wat vaak het geval is, dan heeft dit natuurlijk wel implicaties. De processen lopen anders dan ze gewend zijn en ook het HR-portaal is nieuw voor ze. Informeer medewerkers over de komst van het nieuwe salarissysteem. Leg uit wat de veranderingen betekenen en zorg dat ze ergens terechtkunnen met vragen. Dit voorkomt verwarring en biedt vertrouwen.

7. Haal expertise in huis 

Laat je goed informeren en begeleiden bij de migratie naar je nieuwe payrollsysteem, dat voorkomt problemen bij de implementatie. Haal er een expert bij die je tijdens het hele traject helpt de juiste keuzes te maken. Goedkoop kan duurkoop zijn bij payrollsystemen. Investeer in een oplossing die past bij de complexiteit van je organisatie en toekomstige groeiambities. Dit bespaart je op de lange termijn tijd, geld en frustratie.