Brandjes blussen of je HR-systeem verbeteren? Het hangt af van je functioneel beheer

Functioneel beheer bepaalt hoe goed je HR-systeem werkt

Je nieuwe HR-systeem voelt als een frisse start… totdat de eerste vragen binnenstromen. Gebruikers komen met issues die ze zelf niet kunnen oplossen, processen blijken in de praktijk minder goed uit te pakken dan op papier en je leverancier lanceert nieuwe functionaliteit waar je “ooit nog eens iets mee wilt doen”. Ondertussen merk je dat HR steeds vaker in de rol van helpdesk belandt.

In een eerdere blog deelden we vijf aandachtspunten voor de fase na go-live. Die basis blijft belangrijk, maar daarna begint het pas echt: hoe zorg je dat functioneel beheer niet alleen problemen oplost, maar je systeem steeds beter maakt? Want als je blijft blussen, kun je niet bouwen en kom je nooit toe aan optimalisatie.

Waar het misgaat: beheer dat ‘erbij’ wordt gedaan

Functioneel beheer ontstaat in veel organisaties vanzelf. Een HR-collega die handig is met systemen pakt de vragen wel op “tot het rustiger wordt”. Maar rustiger wordt het nooit. Meldingen komen binnen via mail, Teams, de gang en zelfs tijdens de lunch. Niemand weet meer precies waar ze met hun vraag terecht kunnen, of wat de laatste stand van zaken is.

Ondertussen blijven dezelfde vragen terugkomen, zonder dat er tijd is om te achterhalen waarom. En als die ene beheerder vrij is, ligt alles stil: alle kennis zit bij één persoon.

De gevolgen laten zich raden: een overvolle inbox, gefrustreerde gebruikers en een HR-systeem dat minder soepel werkt dan zou kunnen. Terwijl het meestal niet aan het systeem ligt, maar aan hoe je het beheert.

Functioneel beheer is meer dan problemen oplossen

Functioneel beheer draait om drie vragen: werkt je HR-systeem zoals bedoeld, waar kan het slimmer of gebruiksvriendelijker en wat heeft je organisatie morgen nodig? Veel HR-teams komen niet verder dan dat eerste punt, doordat het oplossen van incidenten alle tijd opslokt.

Goed beheer gaat niet om een incident, maar om het patroon. Je wilt begrijpen waarom dezelfde vraag blijft terugkomen en hoe je voorkomt dat hij überhaupt wordt gesteld. Dan verandert je HR-systeem van een statisch systeem naar een platform dat meegroeit met je organisatie.

Je beheerorganisatie slim ingericht

Voor effectief functioneel beheer heb je niet zozeer een groot team nodig, wel een duidelijke structuur:

1. Eén centraal punt voor alle meldingen

Geen losse berichtjes of mailboxen die overlopen, maar een systeem dat je overzicht biedt en waarin iedereen de status van een melding kan volgen. Grote organisaties kiezen vaak voor een servicemanagementsysteem, kleinere kunnen dit prima binnen het HR-systeem zelf regelen.

2. Een functioneel beheerder met tijd voor beheer

Niet iemand die dit ‘even tussendoor’ doet, maar iemand die meldingen analyseert, wijzigingen test en begrijpt hoe je HR-processen met elkaar samenhangen. Zo ontstaat er ruimte om verder te kijken dan incidenten, ruimte die er nu vaak niet is.

3. Superusers als schakel met de praktijk

Je kent ze ook als key users. Ze vangen eenvoudige vragen af, signaleren als eerste wat in de dagelijkse operatie niet handig werkt en denken mee over verbeteringen. Daardoor houdt je functioneel beheerder tijd over voor optimalisatie.

4. IT voor de technische randvoorwaarden

Denk aan authenticatie, koppelingen en toegang. Daarbij is het belangrijk dat alles binnen hetzelfde proces loopt. Op die manier voorkom je dat medewerkers verdwalen tussen afdelingen of vastlopen met vragen waarvan onduidelijk is wie ze moet oppakken.

Als interne kennis tekortschiet

Wees gerust: niet alles hoeft intern. Zeker bij grote wijzigingen of complexe optimalisaties kan externe ondersteuning het verschil maken. Denk aan leveranciersupdates waardoor hele processen ineens anders lopen of het implementeren van nieuwe functionaliteit waar veel afstemming bij komt kijken.

Een consultant kan meekijken, adviseren, projectmatig begeleiden en vooral: kennis overdragen aan je superusers en je functioneel beheerders. Het beste werkt een combinatie van intern eigenaarschap en extern specialisme waar nodig. Het resultaat is een beheerorganisatie die stevig staat en vooruit kan.

De impact van goed functioneel beheer

Zodra incidenten niet meer al je tijd opslokken, maak je weer stappen in de ontwikkeling van je HR-systeem. Je ziet patronen in vragen, lost problemen op bij de bron en benut nieuwe functionaliteit sneller. Gebruikers weten waar ze terechtkunnen, processen lopen soepeler en HR krijgt weer tijd voor HR-werk in plaats van support.

Goed functioneel beheer maakt je systeem niet alleen stabieler, maar ook toekomstbestendig. En dat verschil merk je elke dag.

Heb jij (tijdelijk) wat extra ondersteuning nodig? Wij denken graag met je mee, binnen jouw middelen en budget.