Een goede payroll? Die begint bij je WFM

Nauwkeurige loonberekening start vóór payroll

Payroll heeft altijd een controlefunctie. Zijn alle gegevens binnen? Zijn de uren goed verwerkt? Klopt de salarisrun? Die controle blijft nodig.

Maar je payroll moet niet achteraf hoeven uitzoeken wat eerder in het proces had moeten gebeuren. Heeft iemand te veel overgewerkt? Moeten we dit uur tegen 125% of 150% uitbetalen? Welke uursoort hoort hier eigenlijk bij?

Dat soort vragen hoort bij je planning, urenregistratie en accordering. En dus ook bij de inrichting van je WFM-systeem. Staan daar de juiste afspraken, uursoorten en controles in, dan krijgt payroll gegevens waar het op kan vertrouwen.

Gebeurt dat niet, dan wordt payroll de plek waar alles samenkomt: uitzonderingen, ontbrekende informatie, correcties en tijdsdruk.

Automatisering helpt alleen als de basis klopt

Bij workforce management en payroll gaat de aandacht vaak snel naar de koppeling tussen systemen. Begrijpelijk, want je wilt geen uren overtypen of bestanden heen en weer sturen. Maar een technische koppeling helpt alleen als de informatie die je doorstuurt klopt.

Zijn cao-afspraken niet goed vertaald naar uursoorten? Worden toeslagen nog handmatig bepaald? Wordt tijd-voor-tijd niet goed opgebouwd? Dan verplaats je het probleem alleen maar. De gegevens gaan sneller naar payroll, maar ze zijn nog steeds niet goed genoeg.

Een goede koppeling begint daarom bij inrichting. Welke gegevens heeft je payroll nodig? Welke regels moet je in je WFM toepassen? Wie keurt wat goed? En welke afwijkingen wil je al in je WFM signaleren?

Een uur is niet altijd gewoon een uur

Werkt je organisatie met roosters, diensten en toeslagen? Dan is je payroll snel complex. Een gewerkt uur kan een normaal uur zijn, maar ook overwerk, avondwerk, nachtwerk of een uur met een specifieke toeslag. Soms wordt een deel uitbetaald en een deel omgezet in tijd-voor-tijd.

Daarom moet je WFM niet alleen registreren dát iemand heeft gewerkt, maar ook wat dat uur betekent.

Stel: een cao-afspraak bepaalt dat overwerk deels als tijd-voor-tijd kan worden opgebouwd en deels als toeslag wordt uitbetaald. Ondersteunt je WFM-systeem die afspraak niet, dan komt de vraag later bij payroll terecht.

Dat wil je voorkomen. De medewerker registreert of klokt. De manager controleert en accordeert. Het systeem past de juiste regels toe. Daarna kan payroll verwerken wat al inhoudelijk klopt.

Eerst regels toepassen, dan payroll

Ook naleving van regels begint niet bij payroll. Denk aan arbeidstijden, rusttijden, nachtdiensten, maximale uren en cao-afspraken over overwerk.

Neem nachtwerk. Na een reeks nachtdiensten gelden vaak afspraken over rust voordat iemand weer in een dagdienst mag starten. Plan je een medewerker toch te vroeg in, dan moet je WFM-systeem dat meteen signaleren. Dáár ligt de controle, payroll kan immers niet weten dat er eerder een dienst was ingeroosterd.

Hetzelfde geldt voor maximale uren of uitzonderingen uit de cao. Richt je die goed in je WFM in, dan helpt het systeem de manager om binnen de juiste kaders te plannen en te accorderen. Payroll houdt de eindcontrole op de verwerking, maar hoeft niet inhoudelijk te beoordelen of iemand bijvoorbeeld te veel heeft gewerkt.

Handwerk kost meer dan je denkt

In veel organisaties bestaan nog handmatige tussenstappen. Een Excel-bestand met uren. Een SharePoint-map. Een importbestand voor payroll. Een extra controlelijst. Een mailtje met afwijkingen.

Dat lijkt misschien werkbaar, zeker als mensen eraan gewend zijn. Maar handwerk maakt je proces kwetsbaar. Een verkeerde uursoort is snel gekozen. Een regel in Excel kan verschuiven. Uren of aantallen kunnen bij de verkeerde medewerker terechtkomen. Of een controle wordt dubbel gedaan, terwijl de accordering eerder in het proces had moeten plaatsvinden.

Bij vierwekelijkse verloning zie je dat extra goed. De periode sluit, de uren moeten snel klaarstaan en de betaling volgt kort daarna. Als managers dan nog grote overzichten moeten controleren en payroll correcties moet verwerken, loopt de druk op.

Met dagelijkse of wekelijkse accordering in WFM voorkom je dat alles aan het einde samenkomt. Afwijkingen vallen eerder op, managers controleren terwijl de informatie nog vers is en payroll krijgt een gecontroleerde set gegevens.

Kostenbeheersing vraagt om betrouwbare data

Een betere WFM-inrichting maakt je payroll niet minder belangrijk. De rol verandert wel. Minder invoeren, navragen en corrigeren geeft ruimte voor controle op een hoger niveau.

Je salarisadministratie kan dan kijken naar patronen. Waarom stijgen de overuren op een afdeling al drie maanden? Waarom nemen overuren ergens af? Komt dat door betere planning, minder werk of verschuiving van capaciteit? Waar ontstaan vaak correcties?

Zo wordt payroll niet alleen de afdeling die salaris verwerkt, maar ook een bron van inzicht in loonkosten, overuren en verschuivingen per afdeling. Daar heb je betrouwbare data voor nodig. En die betrouwbaarheid begint bij je WFM.

Richt WFM in met payroll in gedachten

WFM en payroll zijn geen losse werelden met alleen een technische koppeling ertussen. Ze vormen samen één keten. Wat je vooraan niet goed inricht, komt achteraan terug.

Betrek de salarisadministratie daarom al bij de inrichting van je WFM-systeem. Niet om de verantwoordelijkheid daar neer te leggen, maar om duidelijk te krijgen wat payroll nodig heeft. Welke uursoorten moeten worden doorgegeven? Welke toeslagen moeten automatisch worden bepaald? Hoe ga je om met tijd-voor-tijd, verlof, verzuim en afwezigheid? Welke controles horen bij de manager en welke bij payroll?

Maak je die keuzes op tijd, dan zorgt je WFM-inrichting ervoor dat de juiste gegevens op de juiste manier bij payroll terechtkomen. En dat is waar een goede payroll begint.

Je WFM een betrouwbare basis voor je payroll maken? Bij worldofwork™ denken we graag met je mee, binnen jouw middelen en budget.