Kennisdrain voorkomen? Zo hou je kennis vast in je organisatie
De laatste lichting babyboomers mag dan zo’n beetje met pensioen zijn, het aantal 65-plussers blijft volgens het CBS de komende jaren verder stijgen. En die pensioneringsgolf houdt aan tot 2040. Hoe ga je daar als organisatie mee om en pas je je HR-beleid erop aan? Pim Boterman, Business Lead Interim Services van worldofwork™, benoemt vijf manieren om de klap van de toenemende vergrijzing en ontgroening op te vangen.
1. Maak werk van een goed kennismanagementsysteem
Met een kennismanagementsysteem voorkom je dat waardevolle kennis verloren gaat als ervaren krachten je organisatie verlaten. In zo’n systeem leg je naast je bedrijfsprocessen bijvoorbeeld ook best practices vast. Welke methode of techniek werkt het beste in een bepaalde situatie? En hoe pas je die methode of techniek toe? Zo hoeven nieuwe generaties het wiel niet opnieuw uit te vinden. Neem ook lessons learned op in de kennisbank, want juist met dit soort praktische kennis kun je het verschil maken naar klanten. Zorg dat de kennisbank makkelijk toegankelijk is voor medewerkers, zowel via je intranet als interne platforms voor samenwerking. En niet te vergeten: moedig ervaren medewerkers aan om bij te dragen aan de kennisbank en ondersteun ze daarbij waar mogelijk. Met een goed werkproces eromheen kun je bijvoorbeeld al veel kennis kwijt in een veel gebruikte applicatie zoals Microsoft OneNote en ook in je HR-systeem is het mogelijk kennis te borgen. Daarnaast bieden organisatietools als Notion of ClickUp opties voor kennismananagement. Gespecialiseerde kennismanagementsystemen zijn bijvoorbeeld Personio.
2. Creëer een cultuur van kennisdeling
Met een kennismanagementsysteem alleen ben je er nog niet. Om te voorkomen dat kennis met het vertrek van medewerkers uit je organisatie verdwijnt, is het belangrijk kennisoverdracht onderdeel van je bedrijfscultuur te maken. Dit doe je bijvoorbeeld met een mentorschapprogramma. Daarin koppel je ervaren mensen aan juniors of nieuwe personeelsleden. Met een onboarding app zoals Appical ondersteun je dit proces, daarin link je nieuwkomers zowel aan een senior als aan een buddy. Het koppelen van nieuwe en bestaande medewerkers is Eeen leuke én beklijvende manier om in de praktijk kennis op te doen, die er bovendien voor zorgt dat je ervaren krachten zich gewaardeerd voelen. Ook het organiseren van kennisdelingssessies, workshops of informele bijeenkomsten waar ervaren medewerkers hun inzichten en expertise delen draagt bij aan het creëren van een cultuur waarin kennisoverdracht de normaalste zaak van de wereld is. Door de mensen die actief bijdragen aan kennisdelings- en mentorinitiatieven bijvoorbeeld met een bonus of certificaat te belonen, maak je dit extra aantrekkelijk.
3. Doe aan successiemanagement en zet kennisoverdrachtsprogramma's op
Welke rollen en posities zijn van vitaal belang voor je organisatie? En wanneer moet je rekening houden met opvolging? Als je dit goed in kaart hebt, kom je niet voor verrassingen te staan als medewerkers die strategische functies bekleden met pensioen gaan. Je kunt gericht aan opvolgingsplanning doen en programma’s opzetten voor het onboarden en trainen van opvolgers, gefaciliteerd door ervaren medewerkers. Vraag gepensioneerde of vertrekkende medewerkers ook zelf wie ze als hun ideale opvolger zien, vaak hebben ze al hun eigen protegés. En houd altijd exitgesprekken om belangrijke expertise voor je organisatie op te halen, als input voor je systemen en programma’s voor kennisoverdracht.
4. Maak het delen van kennis zo makkelijk en leuk mogelijk
Multimediale en andere technologieën verlagen de drempel voor het delen van kennis. Dat gaat van handige instructievideo’s tot aantrekkelijke apps die nieuwe medewerkers stap voor stap begeleiden en slimme systemen die met AI en machine learning inzichten uit gedocumenteerde kennis en ervaringen halen. Ook digitale samenwerkingsplatformen maken het medewerkers eenvoudig om kennis uit te wisselen en in gesprek te gaan. De ‘digital natives’ van vandaag verwachten trouwens niet anders, ze willen in hun werk gebruikmaken van dezelfde digitale tools als in hun privéleven.
5. Zet een talent pool op
Hoe goed je je kennisoverdracht en opvolging ook voor elkaar hebt, het kan altijd gebeuren dat je snel iemand nodig hebt met specifieke kwaliteiten. Daarom is het verstandig een talent pool op te zetten: een overzicht waarin je vastlegt welke medewerkers belangrijke rollen kunnen vervullen. Dat kan bijvoorbeeld op het gebied van HR, IT of projectmanagement zijn. Kijk daarbij verder dan je eigen organisatie: met sollicitanten, zzp’ers of tijdelijke professionals versterk je je talent pool verder.
Dag kennis, hallo nieuwe ideeën
Er is ook een andere kant aan dit verhaal, want het vertrek van kennis kan soms ook goed zijn voor je organisatie. Het geeft ruimte voor innovatie: het ontwikkelen van nieuwe ideeën en nieuw beleid. Zorg er dan wel voor dat die nieuwe kennis ook weer goed wordt geborgd, maar weet dat de wereld niet vergaat als je iemand met veel kennis een bepaalde vraag niet meer kunt stellen.
We nemen zo snel mogelijk contact met je op
