Zo voorkomt een super user dat je je HR-systeem na 5 jaar zat bent

Je HR-systeem voelt niet meer oké? Vaak ligt het niet aan het systeem zelf

Je herkent het misschien wel: je begint met een fris systeem waar iedereen blij van wordt, maar een paar jaar later voelt het log, omslachtig of gewoon niet meer passend. Collega’s moeten te veel klikken, processen lopen niet meer zoals bedoeld en ondertussen ontstaan creatieve workarounds die eigenlijk niemand wil. Voor je het weet vraag je je af: moeten we niet gewoon op zoek naar een nieuw pakket? Terwijl de echte vraag vaker is: groeit de inrichting van je HR-systeem wel mee met je organisatie?

Waarom je HR-systeem achterblijft terwijl je organisatie doorgaat

In veel gevallen is er niets mis met de software zelf. Het raakt alleen uit balans als processen veranderen, teams anders gaan werken of verantwoordelijkheden verschuiven, terwijl belangrijke wijzigingen aan de inrichting niet worden doorgevoerd. Een HR-systeem is geen eenmalige investering. Het moet met je meebewegen. Precies daar gaat het vaak verkeerd, vooral wanneer je het systeem niet actief blijft optimaliseren. De implementatieconsultant die bij de inrichting van je HR-systeem hielp om kennis op te bouwen en de juiste keuzes te maken, is uit beeld. Waar ligt die rol nu?

Functioneel beheerder, key user… en het gat ertussen

Veel organisaties denken dat het functioneel beheer van hun HR-systeem goed is ingericht, maar ondertussen zijn de verantwoordelijkheden versnipperd. De functioneel beheerder houdt het systeem draaiend, maar is vooral bezig met issues van vandaag en niet met optimalisering. De key user van je HR-systeem kent de praktijk en helpt collega’s, maar doet dat naast een volle agenda. En precies tussen die twee rollen valt een gat. Een gat waar de super user thuishoort.

Wat een super user anders doet

Een super user kijkt verder dan de vraag van vandaag. Die ziet welke processen slimmer kunnen, welke functies nog onbenut zijn en welke release precies die verbetering bevat waar jij al maanden op wacht. Het is iemand die snapt hoe jouw organisatie werkt én hoe het systeem dat kan ondersteunen. Iemand die de samenhang ziet tussen HR, payroll, planning, learning en alle koppelingen daartussen, en die op basis hiervan de juiste inrichtingskeuzes helpt te maken.

Waar een functioneel beheerder vooral oplost wat nu speelt en een key user denkt vanuit de dagelijkse praktijk, zorgt de super user dat je HR-systeem bij de tijd blijft.

Zonder super user ontstaat automatisch achterstand

Ontbreekt die rol? Dan loop je sneller achter dan je denkt. Tijdens een implementatie test je ideale scenario’s. Maar pas wanneer medewerkers dagelijks met het systeem werken, zie je waar het wringt. Misschien komen bepaalde uitzonderingen vaker voor dan gedacht. Of loopt een proces net anders dan gepland.

En dan zijn er nog de releases die leveranciers uitbrengen. Als niemand de release-informatie leest en begrijpt, blijft je systeem feitelijk functioneren alsof het nog steeds 2019 is, terwijl jouw organisatie allang in 2025 zit.

Workarounds lijken klein, maar kosten meer dan je denkt

Overuren die je dagelijks handmatig corrigeert. Trainingen die je zelf op ‘voltooid’ zet omdat de koppeling hapert. Documenten die per mail binnenkomen terwijl ze rechtstreeks in het systeem zouden kunnen landen. Geen dramasituaties op zichzelf, maar samen slurpen ze tijd, aandacht en energie. En belangrijker: ze geven het gevoel dat je HR-systeem ‘niet ideaal’ is.

Met volwassen beheer blijft je HR-systeem voor je werken

Gelukkig hoeft dat helemaal niet zo te blijven. Zodra je het beheer volwassen inricht, zie je wat er wel kan. Dan ontdek je dat je HR-systeem eigenlijk prima is, je had alleen iemand nodig die de koers bepaalt. Iemand die weet welke functionaliteit relevant is en wanneer een proces slimmer kan.

Veel organisaties kiezen daarom voor een tweedeling: dagelijks beheer (datakwaliteit, vragen van collega’s) en strategisch beheer (optimalisatie, releases, doorontwikkeling). Precies die strategische laag is waar de super user het verschil maakt en waar je de grootste winst behaalt als je jouw HR-systeem optimaliseert in plaats van vervangt.

Waarom een hybride model werkt

Steeds meer organisaties ontdekken dat een hybride vorm het beste werkt. Een interne collega kent de cultuur, context en processen. Een externe specialist kent het systeem tot in detail, volgt alle ontwikkelingen op de voet en schakelt makkelijk met je softwareleverancier. Samen vormen zij een team dat je HR-systeem vooruit brengt, zonder dat je intern hoeft te zoeken naar een schaap met vijf poten.

Rust, overzicht en een HR-systeem dat meegroeit

Richt je het beheer op deze manier in, dan keert de rust snel terug. Workarounds verdwijnen, processen lopen weer logisch en de kwaliteit van je data gaat omhoog. Collega’s weten precies waar ze aan toe zijn, en HR hoeft niet langer brandjes te blussen maar kan zich weer richten op de inhoud. Dan wordt vaak pas duidelijk: het systeem was nooit de boosdoener, de ontbrekende rol wel.

Wil jij meer weten wat een super user van je HR-systeem kan betekenen voor jouw organisatie? Of heb je extra (tijdelijke) expertise nodig? Wij denken graag met je mee, binnen jouw middelen en budget.