Vijf tips om aan te denken na de go-live van je nieuwe HR systeem

1. Stabiliseer de werking van je nieuwe HR-systeem

Een nieuw systeem kan last van kinderziektes hebben, hoe goed ingericht en getest ook. Dat is niet erg, maar wel iets om in de gaten te houden, zeker in de eerste weken na de livegang. Werken je HR-processen en integraties naar verwachting? En waar lopen ze eventueel niet zo lekker? De meeste HR-systemen bieden tools voor het monitoren en rapporteren van de prestaties. Je ziet snel waar er nog ruimte voor verbetering is.

Ondersteuning door externe experts

Na de go-live sta je er trouwens niet alleen voor. Samen met een externe expert zoals worldofwork™ en je IT-leverancier monitor en evalueer je de prestaties van het HR-systeem via controles en rapportages. Maak duidelijke afspraken met deze partijen over het melden van problemen: waar en hoe gebeurt dat?En zorg dat er alvast wat contactmomenten gepland staan. Zo zijn technische problemen en inefficiënties snel bekeken en opgelost.

2. Zet een governancemodel op voor het beheer van je HR-systeem

Wie is er verantwoordelijk voor wijzigingen aan je nieuwe HR-systeem? Ook na de stabilisatie in de eerste periode blijft het zich ontwikkelen. Bijvoorbeeld doordat er gebruikers bijkomen of omdat hun behoeften in de loop van de tijd veranderen. Ook zal je IT-leverancier regelmatig met nieuwe functionaliteit en product updates komen. Deze verbeteringen moeten worden getest en doorgevoerd in je HR-systeem. Dit vraagt om doorlopend eigenaarschap. Anticipeer op veranderingen en maak heldere afspraken over hoe wijzigingen aan je HR-systeem worden aangepakt en wie ze uitvoert.

3. Zorg dat je je gebruikersondersteuning voor elkaar hebt

Een nieuw HR-systeem betekent een nieuwe manier van werken. Dat vraagt dus de nodige aanpassing. En al zijn medewerkers vooraf getraind, ze hebben het systeem nog niet gebruikt in hun dagelijks werk. Help je gebruikers ook na de implementatie de weg te vinden in je HR-systeem en zorg dat ze ergens terechtkunnen met hun vragen. Maak bijvoorbeeld een online kennisbank met instructies en veelgestelde vragen, organiseer inloopsessies en trainingen, zet een praktische checklist op je intranet of plaats tips in je nieuwsbrief. Heb je een servicesysteem met tickets? Bepaal dan hoe je binnenkomende vragen coördineert en hoe snel je op een ticket wilt reageren. En wie pakt welke vragen op? Je eigen organisatie, je IT-leverancier, je externe HR-expert of een combinatie daarvan? Kijk wat het beste werkt voor jouw organisatie en inventariseer welke capaciteit je in huis hebt.

Scenario’s uitwerken

Het is sowieso belangrijk dat je na de implementatie contact houdt met je IT-leverancier en van tevoren scenario’s uitwerkt en duidelijke afspraken maakt over de rolverdeling. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als het HR-systeem complexer voor gebruikers blijkt dan gedacht? Hoe kan je IT-leverancier dan helpen? Een externe HR-expert helpt je om te anticiperen op dit soort scenario’s, maar staat ook klaar om effectief bij te sturen wanneer zaken een onverwachte wending nemen.

4. Pas je communicatie aan per gebruikersgroep 

De adoptie van je nieuwe HR-systeem kost tijd. Vaak duurt het zo’n zes tot twaalf maanden voordat gebruikers met het systeem werken zoals je voor ogen had. Wat je wilt, is dat ze zelfvoorzienend zijn. Dat betekent drie dingen. Ten eerste dat ze weten wat ze met het systeem moeten doen. Ten tweede dat ze vertrouwen hebben in het gebruik. En ten derde dat ze de voordelen voor hun dagelijks werk zien. Met een effectieve communicatiestrategie versterk je de adoptie. Ga bij het bepalen van die strategie op de stoelen van verschillende gebruikersgroepen zitten. Wat is bijvoorbeeld de relevantie van het systeem voor recruiters? En hoe zit het met medewerkers en leidinggevenden? Wat zijn hun behoeften? Gebruik die ‘what’s in it for me’ als uitgangspunt in je communicatie naar je gebruikersgroepen. 

Begin al voor de implementatie met je communicatie en houd je gebruikers op de hoogte. Wat gaat er wanneer gebeuren? En hoe vordert het project? Door steeds de voordelen van het systeem te benadrukken en ook na de go-live kleine successen zoals snellere HR-processen of de uitbreiding van het aantal gebruikers te communiceren, schep je vertrouwen. Key-users inzetten als ambassadeurs helpt ook. Zo neem je gebruikers stap voor stap mee op reis. 

5. Blijf de adoptie door gebruikers ondersteunen

De implementatie van een nieuw HR-systeem is een verandertraject en veranderingen wekken meestal enige weerstand op, dat is een feit. Door gebruikers te laten meedenken bij de inrichting van de processen, maak je de weg voor een soepele adoptie al grotendeels vrij. Maar wat als je na de go-live onverwachts op weerstand stuit? Wees daarop voorbereid. Dat doe je onder meer door gebruikers de mogelijkheid te bieden om feedback te geven en met verbetervoorstellen te komen. Bijvoorbeeld via korte vragenlijsten, beoordelingen met sterretjes of een feedbackknop in een nieuwsbrief. Dit helpt je meteen ook om je HR-systeem te laten bewegen met de veranderende behoeften van je organisatie. Denk daarbij na over wie er met de feedback aan de slag gaat. Is dat de projectgroep die verantwoordelijk was voor de implementatie? Of een speciale focusgroep die kijkt of het systeem werkt zoals het bedoeld was? 

Uiteraard hoef je niet bij de minste kritiek je nieuwe HR-processen op de schop te gooien. Zoals gezegd kost de adoptie van een systeem tijd en moeten mensen de kans krijgen om eraan te wennen. Waar het om gaat, is samen je HR-processen steeds verder verfijnen en zo te optimaliseren. Dat werkt uiteindelijk het beste voor iedereen.